Обмен между базами 1С ЗУП и ЗУП (зарплата и управление персоналом) обычно настраивают, когда возникает одна из следующих задач:
- создать распределенную базу 1С, чтобы вести учет по одной из организации в отдельной базе 1С
- свертка базы ЗУП 3 для очистки архивных данных
- реорганизаций компании: слияние или поглощение организаций (нужно данные из поглощаемой организации перенести в главную базу 1С:ЗУП 3). Сотрудники переходят на работу в новую компанию переводом (без увольнения)
- реорганизация компании: выделение новой организации из старой с созданием отдельной базы 1С:ЗУП без увольнения сотрудников
- реорганизация компании: изменение подведомственности организации (у организации меняется головная организация)
- разовая подготовка базы 1С:ЗУП 3 с данными по одной организации для проверки аудиторами
Кроме того, иногда возникает задача перейти с ведения учета в ЗУП 3 на КА 2 или нужен переход с ЗУП 3 на ERP. Также популярен обратный переход с ERP на ЗУП 3 или с КА 2 на ЗУП 3. MoscowSoft выпустила инструменты для такого перехода. Переходите по ссылкам выше, чтобы изучить описание возможностей переносов.
Распределенная база 1С:ЗУП
Бывает необходимо вести учет по одной организации в отдельной базе. Например, филиал организации территориально находится отдельно от головной организации, и в этом филиале есть сотрудник, который рассчитывает зарплаты и ведет кадровый учет. В этом случае для юридического лица филиала есть смысл вести учет в отдельно 1С, где сотрудник будет видеть данные только по своему юридическому лицу.
Распределенная информационная база (РИБ) 1С - это технология как раз для таких ситуаций. Создается отдельная база по выбранным организациям, она называется “узел РИБ”. Между ней и головной базой настраивается автоматическая синхронизация данных. Все это - стандартные возможности 1С, их нужно один раз настроить и все. При обновлении головной базы 1С на новый релиз 1С:ЗУП обновление также автоматически будет отправлено в подчиненную базу 1С.
При настройке распределенной информационной базы можно указать отбор по организациям. В этом случае начальный узел сразу будет создан с данными только по нужным организациям. На демобазе ЗУП 3 эта настройка выглядит следующим образом (на шаге 4, еще до создания начального узла):
Последний этап настройки РИБ - это создание узла с выбранным ранее отбором по организации. Выглядит это следующим образом:
Свертка базы 1С:ЗУП 3
Стандартной возможности сделать свертку базы 1С: ЗУП нет. Рекомендуем для этой задачи использовать перенос данных из ЗУП 3 в ЗУП 3. Этот программный продукт позволяет выбрать дату начальных остатков. На эту дату будут выгружены данные о штатной расстановке, текущей задолженности по зарплате, остатки отпусков, а также в свернутом виде будут выгружены данные для расчета среднего за два последних года.
Эти данные можно загрузить в новую чистую базу 1С:ЗУП 3 и, таким образом, будет произведена свертка данных.
Реорганизация компании
Если говорить юридическом языком, то согласно статье 57 ГК РФ реорганизация компании делится на следующие четыре вида: слияние, присоединение, разделение, преобразование. В программе ЗУП 3 не автоматизированы процессы изменения данных для отражения реорганизации предприятия. Разберем, как вести учет в перечисленных ситуациях.
Слияние или поглощение организаций в 1С:ЗУП 3
При слиянии или поглощении организаций сотрудники переходят на работу в новую организацию, как правило, без увольнения. В этом случае накопленные взносы за год применяются к данным новой организации, то есть их необходимо перенести. Как это можно реализовать?
Можно перенести из ЗУП 3 в ЗУП 3 данные с отбором по сотрудникам поглощаемой организации. Подменить старую организацию на новую с помощью обработки Поиск и удаление дублей. После этого перенести эти данные обратно из ЗУП 3 в основную рабочую базу ЗУП 3. Сделать перечисленные действия можно с помощью правил обмена ЗУП 3 - ЗУП 3 компании MoscowSoft.
Выделение новой организации
Как и в ранее описанном случае слияния/поглощения при переходе на работу в новую организацию без увольнения, у работников необходимо сохранить информацию об уплаченных взносах в фонды и накопленный НДФЛ. Сделать это также можно с помощью переноса ЗУП 3 - ЗУП 3. В отдельной базе замещается элемент справочника Организации на новый (с таким же ГУИД, как у новой корректной организации в старой базе). После этого замещения данные переносятся обратно в основную базу.
Процесс демонстрационного переноса данных из ЗУП 3 в ЗУП 3 смотрите на странице переноса данных >>
Изменение подчиненности организации
В первый раз столкнулись с такой задаче при обращении предприятия, структура которого состояла из пятнадцати юридических лиц. Они проводили реорганизацию, 14 юрлиц становились подчиненными к одной организации. В ЗУП 3 информация о головной организации хранится в карточке каждого юрлица в справочнике Организации. Но нельзя просто изменить свойство Головная организация. Нужно изменить это значения в записях регистров накопления, у которых есть измерение Головная организация. Чтобы изменить головную организацию в старых записях, воспользуйтесь обработкой Замена головной организации в ЗУП 3 при слиянии или поглощении. При изменении головной организации (изменение подчиненности юридического лица) эта обработка позволяет откорректировать исторические данные в базе ЗУП 3.
Изучите описание обработки по ссылке >>
Подготовка базы 1С:ЗУП с данными только одной организации
Разовая операция подготовки базы 1С:ЗУП с данными по выбранным организациям делается, например, для проверки базы аудиторами. База нужна временно, дальнейшая работа в такой базе не планируется.
Сделать это можно одним из следующих способов:
- создать узел распределенной информационной базы (РИБ) с отбором по нужной организации
- выгрузить данные с помощью переноса из ЗУП 3 в ЗУП 3 с отбором по нужной организации
Во многом случае (программный продукт компании MoscowSoft) есть возможность указать дату начальных остатков. На эту дату в новой базе ЗУП 3 будут созданы документы Начальная штатная расстановка, Начальная задолженность по зарплате и также будут перенесены данные для расчета среднего за 2 последних года. Это позволит вести учет без архивных данных.