Переход с 1С:ЗУП 2.5 в 1С:ЗУП 3

Актуальность перехода с ЗУП 2.5

Конфигурация 1С: ЗУП 2.5 ПРОФ была снята с поддержки в 2018 году. На поддержке еще долгое время оставалась конфигурация 1С:ЗУП КОРП 2.5, многие предприятия выполнили переход на нее в 2018 году. Но и ее время подошло к концу.

Существует стандартная обработка для перехода с ведения учета в ЗУП 2.5 на ЗУП 3. Она разработана фирмой 1С и отличается отличным качеством. Однако несколько ошибок мы в ней все-таки нашли и исправили для наших заказчиков. Потом добавили функционал отбора по организациям. В конце концов, когда количество доработок от нашей компании стало большим, обработку для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3 мы выложили на сайте у себя как отдельный программный продукт.

Подготовка к проекту

Переход выполняется не обновлением конфигурации базы данных, а с помощью процесса переноса данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3.1. По факту вы внедряете при этом новый программный продукт, с большим количеством отличий в учете и гораздо более сложный в учет ведения зарплатного и кадрового учета. Поэтому просим отнестись к этой задаче ответственно и быть готовыми к сложностям (они не всегда возникают, но чем сложнее у вас учет и чем больше предприятие, тем вероятность их возникновения выше).

Прекращение поддержки ЗУП 2.5 КОРП в 2023 году

В 2021 году на партнерском семинаре было принято решение о снятии с поддержки ЗУП 2.5 КОРП. Подробности этой новости можете прочитать в информационном письме от Фирмы 1С № 28966 от 20.12.2021. Поддержка по конфигурации ЗУП 2.5 КОРП планировалась до конца 2023 года, а обновления (для поддержки изменений законодательства для возможности сдачи отчетности за 2023 год) выпускались до 31 марта 2024 года.

После этой даты вести учет и сдавать отчетность в ЗУП 2.5 КОРП возможности уже не было. Всем пользователям ЗУП 2.5 в начале 2024 года было необходимо срочно переходить на учет в ЗУП ПРОФ 3.1 или ЗУП КОРП 3.1.

Описание перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3

Как уже было написано выше, переход на ведение учета в ЗУП 3 выполняется не обновлением конфигурации, а переносом данных из ЗУП редакции 2 в редакцию 3. Для этой цели фирма 1С разработала специальный помощник перехода. Его запуск возможен как со стороны конфигурации ЗУП 3 через СОМ-подключение, так и из ЗУП 2.5 посредством выгрузки данных в файлы.

Подробно рекомендации по выполнению переноса данных “Зарплата и управление персоналом” из редакции 2.5 в редакцию 3 приведены в руководстве по переходу, размещенном на сайте ИТС. Мы настоятельно рекомендуем изучить

Мы же далее по тексту опишем важнейшие нюансы, на которые следует обратить внимание при выполнении перехода.

Стандартная и авторская обработка от MoscowSoft

Наша компания с 2015 года специализируется на переносах данных 1С. В том числе регулярно к нам обращаются заказчики за переходом с ЗУП 2.5. Мы очень хорошо знаем, как устроена обработка для перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.

Она разработана на технологии КД 2 (правила конвертации данных). Конечно, участие в разработке принимали все сотрудники департамента разработки зарплатных и кадровых решений фирмы 1С, но самую большой вклад внес Александр Капралов. Александр широко известен в среде 1С своим вкладом в сообщество, неоднократно выступал на конференциях.

Мы считаем, что стандартная обработка для перехода реализована очень качественно, алгоритмы ее хорошо оптимизированы. Например, весь процесс выгрузки данных разделяется на этапы, общим числом до 19. И если на первом этапе справочник Физические лица уже выгружен, то на втором и дальнейших для физических лиц выгружается только ссылка. Таким образом, в файлах выгрузки не будет содержаться дублирующих данных. Благодаря этому процесс выгрузки и загрузки данных пройдет быстрее.

К нам часто обращались заказчики с замечаниями при переходе с ЗУП 2.5 в ЗУП 3. Иногда переходе не переносились должности сотрудников, иногда возникали ошибки записи документов с оборотами. Обработка загрузки данных устроена так, что при малейшей возникшей ошибке процесс загрузки прерывается. С 2015 года мы регулярно вносили в алгоритмы свои изменения. И в какой-то момент наша версия обработки для перехода стала сильно отличаться. Сейчас мы ее продаем как отдельный авторский продукт вместе с технической поддержкой. Благодаря этому можно использовать обработку для перехода, проверенную десятками наших заказчиков. И если конкретно на ваших зарплатных данных возникнут ошибки, мы внесем изменения в алгоритмы и адаптируем под ваши данные обработку для перехода.

Кроме того, по многочисленным просьбам мы добавили в помощник выгрузки данных фильтр по организациям. Знаем, что это возможность очень востребована на проектах перехода:

Помощник выгрузки данных (запускается в ЗУП 2.5)

Вы можете приобрести перенос данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3, и тогда файл обработки получите у нас.

Перед началом процесса перехода с переносом данных рекомендуется отразить все операции за прошедший месяц в ЗУП 2.5, также создать архивную копию баз ЗУП 2.5 и ЗУП 3 (если база ЗУП 3 непустая), выполнить удаление помеченных объектов в ЗУП 2.5 и запустить операцию тестирования и исправления в ЗУП 2.5.

1. Если хотите попробовать выгрузки данные стандартной обработкой, получить ее можно из базы ЗУП 3. При первом запуске откроется окно Начальная настройка программы. Выберите значение переключателя Перенести данные из прежней программы. После этого нажмите на ссылку Открыть помощник перехода с прежних программ.
2. Выберите вариант “Зарплата и управление персоналом 8” редакция 2.5 или “Зарплата и управление персоналом 8 КОРП” редакция 2.5 и нажмите кнопку Далее.
3. На следующем шаге нажмите кнопку Получить помощник выгрузки. Откроется окно выбора каталога на диске. Укажите путь, по которому следует сохранить файл с обработкой помощника выгрузки.
4. После этого зайдите в информационную базу конфигурации ЗУП 2.5. Выберите в верхнем меню пункт Файл - Открыть и выберите путь к обработке, сохраненной на предыдущем шаге. Откроется окно помощника выгрузки. Обратите внимание, далее на скриншотах будем использовать нашу авторскую версию помощника выгрузки, а ее интерфейс может отличаться от обработки.

На первом экране интерфейса помощник выгрузки есть возможность выбрать или выгрузку остатков или выгрузку черновиков кадровых документов. Подробнее о специфике выгрузки данных при выборе разных вариантов будет рассказано ниже. Сейчас мы рассмотрим только интерфейс обработки.

Перейдем к выгрузке остатков. Нажмем ссылку Выгрузить данные для перехода на новую программу.

Прямая загрузка в ЗУП 3

1. Если на компьютерах вашего предприятия есть техническая возможность подключения через СОМ, вы можете использовать прямую загрузку данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3. Для этого на шаге 3 в предыдущей инструкции, а именно в интерфейсе начальной настройки программы выберите вариант Загрузить данные из информационной базы и нажмите кнопку Далее:
2. Выберите из списка информационную базу, из которой требуется перенести данные, также укажите логин и пароль пользователя с полными правами для входа в эту базу. После этого нажмите Далее:
3. На следующем шаге следует выбрать месяц начала эксплуатации ЗУП 3, вариант выгрузки и какие данные будут выгружаться. По умолчанию указан вариант выгрузки остатков. Подробнее о его специфике можете почитать ниже. Переключиться на вариант выгрузки с переносом истории начислений вы можете, нажав ссылку Настройки. После указания всех настроек нажмите кнопку Далее.
4. На следующем шаге система предложит выбрать страховую компанию. Если ваша организация не использует никакую программу медицинского страхования, оставьте это поле пустым и нажмите кнопку Далее:
5. Нажмите кнопку Загрузить данные для старта загрузки:
6. В процессе загрузки данных может произойти ошибка, и тогда загрузка не дойдет до конца. Выглядеть это может примерно так:
7. Если пользуетесь нашей авторской обработкой для перехода, пожалуйста, скопируйте в текстовый файл сообщения из окна служебных сообщений в нижней части интерфейса базы 1С. Также откройте ссылку Информация об ошибках и текст оттуда также сохраните. Полученную информацию передайте нам через обращение в техподдержку.
   
   Если решили выполнить переход с помощью стандартной обработки, вам надо проанализировать текст ошибки и исправить ее. Проблема либо в данных в базе ЗУП 2.5, либо есть ошибка в правилах конвертации данных, встроенных в помощник выгрузки.
8. Если загрузка дошла до конца успешно, вы увидите сообщение об этом. Нажмите Завершить работу помощника и можете переходить к этапу проверки и корректировки перенесенной информации.

На этом процесс загрузки данных в ЗУП 3 можно считать завершенным. Как мы видим, процесс удобный, интуитивно понятный. Как правило, трудности возникают или если у вас неактуальный релиз ЗУП 2.5 или если есть ошибки в учете зарплаты и кадров.

Сценарии выгрузки данных из ЗУП 2.5 в ЗУП 3

Решить задачу перехода на ЗУП 3 можно комбинируя три различные варианта выгрузки данных. Расскажем про каждый из них подробнее:

• Выгрузка/загрузка остатков
• Выгрузка/загрузка истории начислений, удержаний и выплат
• Выгрузка/загрузка черновиков кадровых документов

Выгрузка/загрузка остатков - “упрощенный перенос”

Фирма 1С рекомендует использовать именно этот вариант.

В интерфейсе помощника выгрузки про него написан следующий текст:

Использовать новые возможности кадрового учета и начисления зарплаты. Вы перенесете все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в этом году, но расчет зарплаты начнете “с чистого листа” без накопившихся в прошлой системе ошибок.

Что имеется в виду?

• В момент выгрузки данных вам будет необходимо выбрать месяц начала эксплуатации ЗУП 3.
• В базе ЗУП 3 на начало этого месяца будут созданы документы Начальная штатная расстановка и Начальная задолженность по зарплате.
• Данные для расчета среднего будут перенесены документами Перенос данных. Документ Перенос данных - это аналог документа Корректировка регистров, но использующийся в зарплатном и кадровом учете. Данные для пособий ФСС выгружаются за три последних года, для учета отпусков и других подобных случаев - за 15 месяцев.
• Данные по НДФЛ и страховым взносам выгружаются и загружаются за текущий год также документами Перенос данных.
• История начислений и удержаний заработной платы, а также выплат не будет перенесена в новую базу ЗУП 3. В новой базе появится документ Начальная задолженность по зарплате, но информация о долгах по зарплате за предыдущие периоды в ЗУП 3 не попадёт.
• Из-за этого в ЗУП 3 нельзя будет сформировать расчётные листки по сотрудникам за период до начала использования системы. Для просмотра старых расчётных листов рекомендуется сохранить старую базу ЗУП 2.5 и использовать её как архив.
• Лист Т-2 (карточка сотрудника) в ЗУП 3 сформируется после перехода. Историю его должностей посмотреть будет можно. Но сами по себе старые кадровые документы не будут перенесены.
• Проследите, чтобы все операции в месяце, предшествующем месяцу начала эксплуатации, были в базе ЗУП 2.5 отражены до запуска выгрузки данных (то есть нужно, чтобы были отражены начисления, удержания и выплаты зарплаты и все кадровые операции).
• Этот вариант перехода подразумевает, что все операции по зарплате и кадрам начиная с начала выбранного месяца начала эксплуатации, необходимо вносить уже в базе ЗУП 3, а не в ЗУП 2.5. Какое-то время можно вести учет одновременно в двух базах, но делать это придется вручную. Перенести данные о начислениях, начиная с месяца начала эксплуатации, не получится. Если такой вариант вас не устраивает, можете выбрать вариант с выгрузкой истории начислений.

  В интерфейсе помощника выгрузки этот вариант выгрузки выглядит так:

На первый взгляд кажется, что такой вариант выгрузки неудобен и не позволяет далее комфортно вести учет в ЗУП 3. Но мы, как и фирма 1С, рекомендуем использовать именно этот вариант перехода.

Почему? Дело в том, что при предлагаемом варианте выгрузки все необходимые данные для расчета среднего будут перенесены. В ЗУП 3 можно будет рассчитать больничные, отпуска, командировки и т.д. сразу же после выполнения загрузки данных. То есть действительно можно будет сразу начинать вести зарплатный и кадровый учет в ЗУП 3.

Кроме того, этот вариант позволяет отразить ошибки учета, которые были в ЗУП 2.5 в новой базе ЗУП 3. Что мы имеем в виду? Например, сотрудник был перемещен в середине месяца с должности в одном подразделении компании на должность в другом подразделении. Нередко случается, что начисление аванса ему в этом случае делают с указанием старого подразделения. Из-за этого получается, что по старому подразделению у сотрудника переплата зависает в остатках регистра, а по новому подразделению остается недоплата.

Выгрузка/загрузка остатками или, как его часто называют, “упрощенный перенос”, позволяет избежать отражения в ЗУП 3 ошибок учета в старой базе ЗУП 2.5.

Выгрузка/загрузка истории начислений, удержаний и выплат - “полный перенос”

1. В информационной базе 1С:ЗУП 2.5 в меню Файл - Открыть откройте обработку для перехода на ЗУП 3. В ней нажмите на ссылку Выгрузить данные для перехода на новую программу.
2. В открывшемся интерфейсе нажмите на кнопку Дополнительные настройки:
3. Откроется интерфейс выбора варианта перехода. Выберите пункт Использовать начисления прошлой программы (не рекомендуется) и нажмите кнопку ОК:
4. Интерфейс окна выгрузки остатков изменится. Теперь в обработке будет предлагаться выбрать не месяц начала эксплуатации, а год, начиная с которого необходимо выгрузить данные об истории начислений. На начало этого года в ЗУП 3 будет создан документ Начальная задолженность по зарплате и Начальная штатная расстановка. Далее за каждый месяц система постарается перенести данные о взносах, НДФЛ, данные о выплатах зарплаты и об отработанных днях. Таким образом, в ЗУП 3 можно будет сформировать отчет Расчетный лист за исторический период. Однако и все ошибки учета будут перенесены. Процесс выгрузки данных можете запустить с помощью кнопки Выгрузить.
5. После завершения выгрузки данных откройте базу ЗУП 3. В окне Начальная настройка программы выберите вариант Перенести данные из прежней программы и после этого нажмите ссылку Открыть помощник перехода с прежних программ:
6. На следующем шаге выберите конфигурацию, из которой делали выгрузку и нажмите Далее:
7. В открывшемся интерфейс выберите вариант Загрузить данные из файлов:
8. На следующем шаге сможете запустить процесс загрузки данных и следить за успешностью его выполнения.

Выгрузка/загрузка черновиков кадровых документов

Если в процессе выполнения проекта перехода на ЗУП 3 сотрудники продолжали вносить данные в старую учетную систему ЗУП 2.5 / КА 1.1 / УПП 1.3, часть из этих данных можно будет перенести в ЗУП 3. Например, можно перенести кадровые документы.

1. Для запуска выгрузки в первом окне обработке выгрузки выберите вариант Выгрузить документы, введенные после начала работы в новой программе:
2. На следующем шаге выберите каталог, в который выгружать данные (должен быть пустым), а также период выгрузки и список организаций и нажмите кнопку Выгрузить:
3. Процесс загрузки запускается в ЗУП 3 аналогично первым двум сценариям выгрузки/загрузки.

Проверка данных в 1С:ЗУП 3 после перехода

При выгрузке информации из старой версии 1С:ЗУП 2.5 в новую ЗУП 3.1 необходимо проверить результат, а иногда и откорректировать некоторые данные. Мы подготовили отдельную статью в которой подробно расскажем, как сверить данные, загруженные в 1С:Зарплата и управление персоналом ред. 3, и как исправить ошибки, если они обнаружены.
Проверка данных после переноса из ЗУП 2.5 в ЗУП 3 >>