Проверка данных после переноса из ЗУП 2.5 в ЗУП 3

При выгрузке информации из старой версии 1С в новую необходимо проверить результат, а иногда и откорректировать некоторые данные. Расскажем, как сверить данные, загруженные в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3, и как исправить ошибки, если они обнаружены.

Справочники

После переноса проверяются следующие основные справочники:

1. Организации. В самом справочнике ошибки переноса возникают редко, но данные из него участвуют в расчёте зарплаты (например, при учёте северных надбавок, районных коэффициентов). Ошибки можно будет выявить при первом расчёте начислений по зарплате и сверке с данными ЗУП 2.5;
2. Должности, Подразделения. Можно проверить вручную, построчно.
3. Графики работы. Аналогично справочнику Организации, некорректные данные проще всего выявляются при проверке суммы зарплаты в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.

Сотрудники

Сверить информацию по сотрудникам можно с помощью отчётов. Для этого потребуются отчёты по кадрам - Личные данные сотрудников (ЗУП 3) и Списки сотрудников (ЗУП 2.5).

В стандартной форме отчётов есть не все нужные для проверки поля, но это можно изменить в настройках.

Учётная политика, кадровый учёт, заработная плата

Возможны два способа проверки: визуально, вручную либо после выполнения расчёта зарплаты в обеих системах.

При ручной сверке в 1С:ЗУП 2.5 нужно открыть раздел “Настройки параметров учёта” (Предприятие - Параметры учёта). 

В ЗУП 3 расчёт зарплаты, кадровый учёт - прямо в разделе Настройка. Учётная политика открывается через Организации.

Штатное расписание

В 1С:ЗУП 3 при выгрузке из версии ЗУП 2.5 штатное расписание создается заново на основе данных штатной расстановки, и нужно сверить и в случае необходимости изменить штатное расписание. 

Проще всего проверять, сравнивая отчёты - форму Т3 (в ЗУП 3 в разделе Кадровый учёт, а в ЗУП 2.5 это Кадровые отчёты).

Обратите внимание, в ЗУП версии 3 после загрузки данных для штатного расписания устанавливается упрощенный режим ведения, то есть история редактирования сохраняться не будет. Для корректировки можно использовать справочник Штатное расписание.

Когда редакции сохраняются (ведение истории включается в разделе настроек для кадрового расписания), то корректировки надо вносить отдельными документами на изменение (утверждение).

Остатки дней отпуска

Отпуска легко сверяются по отчётам. В версии ЗУП 2.5 нужные сведения находятся в разделе Кадровый учёт - Остатки отпусков, а в ЗУП 3 это Кадровые отчёты в разделе Кадры.

Следует учесть разницу между версией 2.5 и 3 - в первой остатки будут округлены до дня, а во второй - рассчитаны с долями. В ЗУП 2.5 есть возможность получить точное значение - в отчёте Справки по отпуску (он есть и в ред. 3).

Если остаток требуется откорректировать, следует в 1С:ЗУП 3 сделать следующее:

1. Если был выполнен “рекомендованный перенос” - откорректировать начальную штатную расстановку;
2. Если был выполнен “полный перенос”, то поправки вносятся вводом остатка отпусков. 
3. При внесении исправлений нужно учесть, что 1С:ЗУП 3 учитывает отпуска по видам и в разрезе рабочих годов.

Начисления

Легкий способ сверить плановые суммы начислений - посчитать заработную плату в старой и новой 1С и сравнить результат. Как период расчёта берется первый месяц эксплуатации ЗУП 3.

При сверке начислений будут видны и неточности расчётов, и разница в настройках по кадровому учёту, алгоритму расчёта начислений или заработной платы.

После проведения в системе всех начислений формируется два отчета: Полный свод начислений, удержаний и выплат (ЗУП 3) и Свод начисленной зарплаты (ЗУП 2.5). Понятно, что результирующие цифры должны быть одинаковы.

Посмотреть расшифровку суммы в отчёте, если она некорректна, можно двойным щелчком по ячейке - расшифровка по сотруднику.

Ещё начисления можно посмотреть по отчётам - это Анализ зарплаты по сотрудникам (1С:ЗУП 3) и Расчетная ведомость (1С:ЗУП 2.5).

Если итоговая сумма по начислениям выходит некорректно, то необходимо удостовериться, что правильно внесены настройки кадрового учёта, учётная политика заполнена верно, и алгоритм расчёта заработной платы соответствует тому, который был в старой программе. Также стоит сверить штатные расстановки и кадровые приказы (приём на работу, увольнение или перевод).

Вот пример корректировки после перехода из 1С:ЗУП 2.5 - ЗУП 3.

В январе 2024 года начали работать в новой программе, провели расчёт по сотруднику в обеих 1С, и цифры не совпали.

Видно, что данный сотрудник работал ночью, но эти часы не учтены. Следует проверить информацию в разделе Учёт времени и добавить вид времени.

Тогда расчёт по часам будет включать ночную работу.

Но, если в количестве отработанных часов теперь расхождений нет, то начисления всё равно не сходятся - за ночную работу должна быть доплата, а она не включена в сумму, которую получается в ЗУП 3. То есть, ошибка в настройках расчёта зарплаты - необходимо настроить начисления и отметить учёт ночных часов.

Теперь должны добавиться суммы начислений за ночные часы.

Но, обратите внимание, итоговая сумма всё равно не сходится. Это связано с тем, что в ЗУП 2.5 и ЗУП 3 выбраны разные алгоритмы пересчёта месячного оклада в почасовую ставку.

Когда везде будет установлен один и тот же используемый алгоритм, итог сойдётся.

Удержания

Удержания удобно сверять, выводя документы начисления заработной платы. 

Все данные об удержаниях попадают сразу в документы учёта (“Алименты и другие удержания”), поэтому, если цифры расходятся, то удобно их корректировать прямо из журнала документов.

Аналогично начислениям, удержания можно сверить по отчётам по заработной плате.

Займы работникам

Займы работникам, как и многие другие данные, проверяются по начисленной зарплате. В ЗУП 3 нужно брать первый месяц эксплуатации как период.

В ЗУП 3 данные по займам автоматически не попадут, необходимо дополнить сведения в базе (Договор займа сотруднику, в разделе Зарплата).

Пример: в старой базе 1 ноября 2023 года был заведён займ сотруднику на сто тысяч рублей, выдан на год.

Сотрудник уже выплатил 24999,99 рубля, частично погасив займ. В ЗУП 2.5 (это можно посмотреть через Отчёт о погашении займа).

Уже выплаченное необходимо отразить. В ЗУП 3 для отметок о размере погашения предусмотрено поле внизу формы договора, там нужно установить флажок и внести сумму.

Сведения о займе попадут в документы начисления зарплаты - будет рассчитана сумма погашения и матвыгода.

При “полном переносе” информация по займам перейдет в новую 1С, откорректировать её можно из документов Договор займа сотруднику или Перенос данных (код ЗС).

Аналогично ЗУП 2.5, в ЗУП 3 есть печатная форма отчёта о погашении, с помощью которой можно проверить, корректно ли перенеслись сведения о погашении.

НДФЛ

Проверить корректность расчёта НДФЛ тоже можно через начисления.

Для общей проверки начисления НДФЛ можно использовать отчёты (ЗУП 3 и ЗУП 2.5 соответственно):

1. Полный свод начислений, удержаний и выплат и Свод начисленной зарплаты;
2. Анализ зарплаты по сотрудникам и Расчетная ведомость;
3. Анализ НДФЛ по месяцам и Анализ начисленных налогов и взносов.

В случае возникновения ошибок сверяются данные в разделе Налог на доходы (в справочнике Сотрудники), на вкладке Налоги, взносы, бухучёт (справочник Начисления), и отчёты о начисленных налогах, взносах, НДФЛ в обеих 1С. В переносе данных эти сведения идут по коду НДФЛ, можно откорректировать и оттуда.

Страховые взносы

Расчёт сверяется по:

1. Начисление страховых взносов (1С: ЗУП 2.5);
2. Начисление зарплаты и взносов (1С: ЗУП 3).

Начисления сверяются по отчётам (раздел Налоги в ЗУП 2.5 и Налоги и взносы в ЗУП 3):

1. Анализ начисленных налогов и взносов (для 2.5);
2. Анализ взносов в фонды (для 3).

В отличие от ред. ЗУП 2.5, где нужно формировать вариант отчёта, в ЗУП 3 все данные по различным взносам (ФОМС, ФСС и др.) сводятся в общую форму отчёта. 

Ошибка в страховых взносах может идти из нескольких источников. В справочнике Сотрудники есть раздел Страхование, в справочнике Организации необходимо сверить Учётную политику, в Начислениях уточнить вид дохода на вкладке Налоги, взносы, Бухучёт.

В документе Перенос данных проверить код СВ.

Взаиморасчёты

Сравниваются сведения в отчётах ЗУП 3 Задолженность по зарплате и ЗУП 2.5 Структура задолженности организации.

Взаиморасчёты проходят по регистрам:

• Зарплата к выплате;
•  Взаиморасчёты с сотрудниками;
• Бухгалтерские взаиморасчёты с сотрудниками.

Движение по регистру типа “приход” означает увеличение задолженности за организацией, а “расход” - уменьшение. Это следует учесть при исправлении неточностей.

Еще одна причина некорректного переноса остатков по взаиморасчётам - договора гражданско-правового характера.

Средний заработок

Отчётов, явно отражающих нужные данные, нет ни в ред. ЗУП 2.5, ни в ЗУП 3. Цифры сверяются по тем документам, в которых расчёт ведется по среднему заработку, например, по начислению отпускных. Для проверки можно создать тестовый отпуск в каждой программе и посмотреть, правильно ли идёт расчёт. Периодом расчёта будет тот месяц, в котором переносили базу.

Если цифра среднего заработка разнится, то удобным способом найти месяц, по которому цифры не совпадают, являются документы Расчет среднего основного отпуска (для ЗУП 2.5) и Расчет среднего заработка (ЗУП 3).

Суммы пособий, исчисляемых из среднего заработка, сверяются по документам больничных (начислений по БЛ).

Если цифры по доходам или отработанным часам, от которых зависит средний заработок, перенеслись некорректно, можно внести исправления в документах Перенос данных. Нужные коды - ЗП_ЗСО, ЗП_ГП, ЗП_СЗ ФСС. Первые два относятся к расчёту общего среднего заработка, а последний относится к расчёту пособий.

Страховые взносы, начисленные до даты переноса

Подойдут отчёты Анализ начисленных налогов и взносов и Анализ взносов в фонды в ЗУП 2.5 и 3 соответственно.

Необходимо учесть разницу формы отчётов в ЗУП 3 и ЗУП 2.5 - в первой все взносы собраны в единой форме, во второй нужно выбрать вариант отчёта.

Если суммы разнятся, то нужно сделать дополнительные настройки форм. В ЗУП 2.5, например, удобно группировать по физическим лицам.

А в ЗУП 3 нужно сгруппировать по сотрудникам и по месяцам, тогда отчёт будет выглядеть аналогично старой программе.

В документе Перенос данных нужная информация идёт под кодом СВ.

НДФЛ, начисленный до даты переноса 

Для сверки можно использовать отчёты по анализу начисленных налогов и взносов.

Стоит учесть, что в разных версиях 1С:ЗУП используется разный алгоритм расчёта. 

Приведём пример. Начали работать в редакции 3 с 01.01.2024. Если взять один любой месяц (февраль, например) и сформировать отчёты, то исчисленный НДФЛ будет совпадать.

А вот удержанный - нет. Причина в том, что ЗУП 3 формирует отчёт таким образом: в январском отчёте за январь будет указан удержанный и перечисленный в феврале НДФЛ за январь (то есть, данные соберутся по расчётному месяцу). А в ЗУП 2.5 те же самые данные будут в отчёте за февраль (согласно дате перечисления).

При проведении переноса в середине года, проверка выполняется и в случае “полного переноса”, и в случае “рекомендованного”. По общему правилу, заложенному в программе, в первом варианте данные загрузятся за всё время с года переноса, во втором - с начала года.

В документе Перенос данных, ориентируясь на код НДФЛ, можно найти и скорректировать информацию.