Как работает синхронизация в 1С

Зачем разбираться в синхронизации

Вы ведёте учёт в «1С:Бухгалтерии», кадровик работает в «1С:ЗУП», а менеджеры оформляют продажи в «1С:Управлении торговлей». Если переносить данные между ними вручную или файлами, базы рано или поздно начинают расходиться. Один контрагент заводится дважды, зарплата в бухгалтерии не сходится с расчётной, а в конце квартала всё приходится сверять вручную.

Эту проблему решает синхронизация данных. В статье разберём, как она устроена в 1С 8.3, как настроить её своими силами, где взять готовые правила обмена и как сделать так, чтобы обмен запускался сам по расписанию.

Что такое синхронизация данных в 1С

Синхронизация в 1С согласует данные двух или нескольких информационных баз: изменения из одной программы передаются в другую. В новых версиях типовых конфигураций пункт меню так и называется — «Синхронизация данных», а в старых он назывался «Обмен данными».

Главное отличие синхронизации от переноса данных:

• Перенос данных — разовая операция. Например, при переходе с «Бухгалтерии 2.0» на «Бухгалтерию 3.0» остатки и справочники переносят один раз, и старая база больше не нужна.
• Синхронизация — постоянный процесс. Обе базы продолжают работать, и между ними регулярно передаются только новые и изменённые данные.

Что обычно синхронизируют:

• Справочники: контрагенты, договоры, номенклатура, сотрудники, банковские счета.
• Документы: реализации, поступления, счета-фактуры, начисления зарплаты, кассовые и банковские документы.
• Сведения для учёта: например, отражение зарплаты в бухгалтерском учёте, которое приходит из ЗУП в БП.

Что это даёт бухгалтеру на практике:

• Данные вводятся один раз. Менеджер создал реализацию в УТ, и она сама появилась в БП.
• Меньше ошибок: не нужно перебивать суммы и реквизиты вручную.
• Не появляются дубли: объекты в двух базах связаны между собой, поэтому синхронизация не создаст «второго» ООО «Ромашка».
• Экономится время на сверках в конце периода.

Как устроена синхронизация в 1С 8.3

Почти все типовые конфигурации на платформе 8.3 (БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2, ERP, УНФ, Розница) используют одну и ту же «Библиотеку стандартных подсистем» (БСП). Поэтому синхронизация в них настраивается похоже. Механизм держится на трёх элементах.

• План обмена. Специальный объект конфигурации со списком участников обмена — узлов. Каждая база, с которой настроена синхронизация, записана в нём отдельным узлом.
• Регистрация изменений. Когда вы записываете документ или меняете справочник, платформа ставит отметку «изменён, нужно отправить в такой-то узел». При следующем сеансе уходят только объекты с такими отметками, поэтому обмен идёт быстро даже в больших базах.
• Правила конвертации. Структура данных в разных конфигурациях разная, и правила описывают, во что превращается каждый объект при передаче.

Каждое сообщение обмена имеет номер. База-получатель подтверждает приём, и только после этого у отправителя снимаются отметки об изменениях. Если сообщение потерялось, данные уйдут со следующим обменом.

Для любопытных — как регистрация изменений выглядит на встроенном языке 1С. Бухгалтеру писать такой код не нужно: типовая конфигурация делает это сама.

// Регистрируем документ к отправке в конкретный узел плана обмена
Узел = ПланыОбмена.СинхронизацияДанныхЧерезУниверсальныйФормат.НайтиПоКоду("БП");
ПланыОбмена.ЗарегистрироватьИзменения(Узел, ДокументСсылка);

// Выбираем всё, что зарегистрировано для этого узла
Выборка = ПланыОбмена.ВыбратьИзменения(Узел, НомерСообщения);
Пока Выборка.Следующий() Цикл
	Данные = Выборка.Получить(); // объект, который нужно выгрузить
КонецЦикла;

Имена плана обмена и узла здесь условные: в каждой конфигурации они свои.

Как данные передаются между базами

Сообщение обмена — это файл, обычно XML. Доставить его во вторую базу можно несколькими способами:

Об обмене через веб-сервисы есть отдельная пошаговая инструкция.

Синхронизация между базами 1С и синхронизация документов

Синхронизация между базами 1С бывает односторонней и двусторонней.

• Односторонняя. Данные идут только в одну сторону. Классический пример: УТ 11 передаёт в БП 3.0 документы продаж и закупок, а бухгалтерия ничего не отправляет обратно. Такой обмен проще настроить и сопровождать.
• Двусторонняя. Обе базы и отправляют, и получают данные. Здесь нужно заранее решить, какая база «главнее», если один и тот же объект изменили в обеих. Такую ситуацию называют коллизией.

Самые частые связки на практике:

Синхронизация документов: на что обратить внимание

Документы — самая чувствительная часть обмена, потому что от них зависят проводки и отчётность. В настройках синхронизации проверьте четыре параметра.

• Дата начала выгрузки. Документы до этой даты не передаются. Обычно её ставят равной началу периода, с которого вторая база ведёт учёт.
• Отбор по организациям. Если в УТ пять юрлиц, а в конкретной БП только два, лишние организации отключают.
• Режим загрузки документов. Документы могут загружаться проведёнными или непроведёнными. Бухгалтерии часто удобнее второй вариант: сначала проверить, потом провести.
• Дата запрета загрузки. Запрещает загружать изменения в закрытый период, чтобы синхронизация не переписала документы квартала с уже сданной отчётностью. Настраивается вместе с датами запрета изменения данных.

Пример. Менеджер в УТ исправил сумму в мартовской реализации, а март в бухгалтерии уже закрыт. Без даты запрета загрузки исправленный документ придёт в БП и изменит закрытый период. С датой запрета изменение не загрузится, и решение о корректировке примет бухгалтер, а не автоматика.

Как настроить синхронизацию в 1С: пошаговая инструкция

Разберём настройку на примере «1С:Бухгалтерии 3.0». В других типовых на БСП последовательность почти такая же, отличаются в основном названия пунктов.

• Шаг 0. Сделайте резервные копии обеих баз. Первая синхронизация меняет данные в обеих базах, поэтому без копий начинать не стоит.
• Шаг 1. Включите синхронизацию. Откройте Администрирование → Синхронизация данных и установите флажок «Синхронизация данных». Программа попросит указать префикс информационной базы: две-три буквы для номеров документов, например «БП» или «УТ». У синхронизируемых баз префиксы должны различаться.
• Шаг 2. Создайте новую синхронизацию. Нажмите «Настройки синхронизации данных», затем «Настроить синхронизацию данных». Из списка программ выберите нужную, например «1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3» или «Синхронизация данных через универсальный формат».
• Шаг 3. Выберите способ подключения. Укажите путь к файловой базе, адрес сервера и имя базы, адрес веб-публикации или каталог/FTP. Введите имя и пароль пользователя второй базы и нажмите «Проверить подключение».
• Шаг 4. Настройте правила отправки и получения. Здесь задаются дата начала, отбор по организациям, состав данных и режим загрузки документов.
• Шаг 5. Сопоставьте данные. Самый важный этап первой синхронизации. Программа ищет одинаковые объекты в двух базах: контрагентов по ИНН и КПП, номенклатуру по наименованию и артикулу. Всё, что не сопоставилось автоматически, проверьте вручную, иначе появятся дубли.
• Шаг 6. Выполните первую синхронизацию. Запустите обмен и после завершения откройте протокол событий: нет ли ошибок и предупреждений.
• Шаг 7. Проверьте результат. Сравните несколько документов в базе-получателе с исходными: суммы, контрагентов, счета учёта. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за тестовый период.
• Шаг 8. Настройте расписание. В настройках созданной синхронизации включите выполнение по расписанию, например каждый рабочий день в 20:00.

Частые ошибки при настройке

• Одинаковые префиксы баз. Документы получат одинаковые номера, и обмен выдаст ошибки.
• Разные релизы конфигураций. Типовые правила рассчитаны на определённые версии программ. Перед настройкой обновите обе базы.
• Нет прав у пользователя обмена. Лучше завести для обмена отдельного пользователя с правами на синхронизацию данных.
• Пропущено сопоставление. Главная причина дублей контрагентов и номенклатуры.

Правила синхронизации 1С: готовые или свои

Правила синхронизации (их ещё называют правилами обмена или конвертации) описывают, как объект одной программы превращается в объект другой. Например:

• «Реализация товаров и услуг» из УТ становится «Реализацией (акт, накладная, УПД)» в БП;
• вид номенклатуры «Товар» сопоставляется со счётом учёта 41.01;
• реквизит «Менеджер», которого нет в БП, при передаче пропускается.

Для популярных типовых связок правила уже встроены в конфигурацию и обновляются вместе с релизами. Но их может не хватить, если:

• нужно связать конфигурации, для которых типовой обмен не предусмотрен (например, отраслевое решение и БП);
• одна из баз доработана: в ней есть свои реквизиты, справочники или документы;
• нужен перенос из устаревшей программы, например из «Бухгалтерии 7.7» или УПП;
• типовой обмен передаёт не всё, что нужно вашей компании.

В разделе переносов данных 1С на нашем сайте можно выбрать готовые правила синхронизации и переноса для десятков пар конфигураций, от старых версий до актуальных БП 3.0, УТ 11, ERP и УНФ. Если не уверены, какие правила подходят, воспользуйтесь услугой подбора переноса данных. Как выбрать формат обмена и что бывает в правилах, подробно написано в статье «Правила обмена данными в 1С».

Подбор переноса данных >>

Синхронизация через универсальный формат (EnterpriseData, XDTO, КД 3)

Раньше для каждой пары программ писали отдельные правила: УТ–БП, Розница–УТ, УПП–ЗУП. С ростом числа конфигураций это стало неудобно, и фирма «1С» предложила универсальный формат обмена EnterpriseData.

Идея простая: каждая программа умеет переводить свои данные в общий «язык» EnterpriseData и обратно. Поэтому любые две конфигурации с поддержкой формата обмениваются данными без отдельных правил для каждой пары. Технически EnterpriseData — это XML, структура которого описана с помощью XDTO (механизма платформы для описания и проверки XML-данных). Поэтому такой обмен часто называют «обменом через XDTO».

Правила для универсального формата разрабатываются в конфигурации «1С:Конвертация данных 3» (КД 3). Главное отличие от КД 2: там правила хранятся во внешнем XML-файле, а в КД 3 встраиваются прямо в код конфигурации, в модуль менеджера обмена.

Что это значит для бухгалтера:

• Плюсы: многие актуальные типовые синхронизируются через EnterpriseData «из коробки», а правила обновляются с релизами.
• Минусы: доработать такие правила сложнее. Нужен программист, а изменения лучше вносить через расширение, чтобы они не потерялись при обновлении.

Материалы по теме на нашем сайте:

• EnterpriseData как вариант обмена данными через универсальный формат
• Технологии обмена 1С: от XML до XDTO
• КД 2 против КД 3: полный сравнительный обзор технологий обмена 1С
• 1С:Конвертация данных 3.0: основы и преимущества
• Как внести изменения в правила XDTO с использованием расширений
• Как расширить формат обмена данными между базами 1С
• Как объединить исправления обмена в XDTO при обновлении релиза 1С
• Конвертация данных в 1С: правила, технологии и готовые решения

Универсальная синхронизация: когда типового обмена нет

Под «универсальной синхронизацией» обычно понимают два разных инструмента, и их легко перепутать.

• «Синхронизация данных через универсальный формат». Вариант в списке программ раздела «Синхронизация данных». Его выбирают, когда вторая программа поддерживает EnterpriseData, но отдельного пункта для неё нет: например, отраслевое решение партнёра «1С» или самописная конфигурация с поддержкой формата.
• Обработка «Универсальный обмен данными в формате XML». Внешняя обработка, которая выгружает и загружает данные по правилам КД 2. Пользователь выбирает файл правил и период, нажимает «Выгрузить» в одной базе и «Загрузить» в другой. Подходит для разовых переносов и редкой ручной передачи данных.

Автоматическая синхронизация 1С и модуль МС:Автообмен

Синхронизация, которую нужно не забыть запустить руками, рано или поздно запустится не вовремя. Поэтому следующий шаг после настройки — автоматизация.

Стандартные возможности. В типовых конфигурациях у каждой синхронизации можно включить расписание. В файловых базах регламентные задания выполняются, только пока в базе работает хотя бы один пользователь (или если их запуск организован отдельно). В клиент-серверном варианте расписание выполняет сервер 1С, и это надёжнее.

Ограничения стандартного подхода:

• расписание работает только для типовых синхронизаций на БСП;
• обмены по внешним правилам КД 2 (например, с доработанной или старой конфигурацией) штатными средствами по расписанию не запускаются;
• если обменов много, отслеживать их приходится в каждой базе отдельно;
• об ошибке вы, скорее всего, узнаете, только когда заметите, что данных нет.

МС:Автообмен — модуль автоматической синхронизации

Для таких задач наша команда разработала МС:Автообмен — отдельную конфигурацию 1С, которая управляет обменами между базами по расписанию. Что она умеет:

• Работает с правилами КД 2, в том числе для нетиповых и доработанных конфигураций.
• Передаёт только изменённые объекты: использует регистрацию изменений на узлах плана обмена.
• Подключается к базам через COM или веб-сервис.
• Гибко настраивает расписание: обмен можно запускать вручную или автоматически.
• Поддерживает отборы по видам объектов и по организациям для документов.
• Выполняет начальную синхронизацию с указанной даты.
• Показывает монитор обмена и хранит протоколы выгрузки и загрузки.
• Отправляет отчёты об обмене на почту, так что об ошибке вы узнаете сразу.

В сами программы-участники изменения вносить не нужно: для подключения используется расширение.

МС:Автообмен >>

Как выглядит автоматизация с МС:Автообменом:

• Шаг 1. Подберите или закажите правила обмена для вашей пары конфигураций.
• Шаг 2. Подключите базы-участники к МС:Автообмену: в каждую устанавливается расширение.
• Шаг 3. Выполните начальную настройку и первую синхронизацию с нужной даты.
• Шаг 4. Задайте расписание и адреса для уведомлений.
• Шаг 5. Проверьте монитор обмена и дальше просто работайте: данные передаются сами.

Заключение: какой способ выбрать

Синхронизация в 1С избавляет от двойного ввода, ошибок и долгих сверок, но только при правильной настройке. Короткая шпаргалка:

Хотите разобраться глубже? Загляните в наш раздел статей о переносах данных 1С и подпишитесь на рассылку, чтобы не пропустить новые материалы. А если синхронизация не работает или непонятно, с чего начать, напишите нашей команде: поможем подобрать правила и настроить обмен под вашу задачу.