- Порядок действий при переходе на новую конфигурацию 1С не с начала года
- В чем сложность перехода на новую 1С?
- Сценарии перехода на новую 1С
- Как переносить данные?
- Требования к переносу данных 1С для управленческого учета
- Сравнение функционала новых конфигураций 1С
- Как делать возвраты по отгрузкам старых периодов?
Порядок действий при переходе на новую конфигурацию 1С не с начала года
Самым простым, недорогим и безопасным способом перехода на учет в новой программе 1С является переход с начала года. Однако по разным причинам такое не всегда бывает возможно. В ряде случаев организациям приходится переходить на новую программу 1С не с начала года.
Что необходимо предусмотреть до начала выполнения такого проекта?
Если новая программа 1С предусматривает сдачу регламентированной отчетности, то в первую очередь стоит задуматься о том, как будет сдаваться отчетность. До какого периода для этой цели будет использоваться старая программа 1С, а с какого учетного периода будет использоваться новая конфигурация 1С.
Разумеется, при составлении плана проекта стоит стремиться к тому, чтобы по максимуму избежать двойного ввода документов сотрудниками. Именно для этой цели ведь и разрабатываются переносы данных – для автоматизации рутинных действий.
В чем сложность перехода на новую 1С?
Чтобы выполнить переход с начала года, данные на конец года в текущей программе 1С должны быть актуальными. Как говорят в отделе бухгалтерии – год должен быть "закрыт". Однако в начале января это не произойдет. Работа по закрытию прошлого года может продолжаться иногда до марта месяца.
Эта ситуация осложняет процесс перехода на новую конфигурацию 1С.
Есть несколько решений по организации плана проекта с учетом этой проблемы, которые хорошо себя зарекомендовали на практике.
Сценарии перехода на новую 1С
Опишем возможные сценарии перехода:
- Переход с начала года
- Переход после закрытия года, но до закрытия первого квартала
- Переход вместе с переносом данных закрытых периодов
Опишем каждый вариант подробнее.
Переход на новую 1С с начала года
Можно с первого рабочего дня января перейти на учет в новой конфигурации 1С. Разумеется, перед этим несколько месяцев в конце прошлого года необходимо проводить обучение пользователей, тестовую эксплуатацию системы. При необходимости в новую конфигурацию 1С нужно внести доработки.
Далее компания работает уже в новой программе 1С, а после того, как бухгалтерия закроет старый год в старой программе 1С, необходимо заново перенести начальные остатки на дату начала года. Эти начальные остатки переносятся задним числом. То есть в базе уже есть документы за текущий год. При этом старые документы ввода начальных остатков, разумеется, удаляются.
Переход на новую 1С после закрытия года
Второй вариант плана проекта похож на первый, но отличается в следующем моменте. С начала января пользователи продолжают работать в старой программе 1С. Все ждут закрытия года. После закрытия года выполняется перенос данных. С этого момента все новые документы вводятся в новой программе 1С.Опять-таки, при таком варианте не нужно пропускать этап обучения пользователей, этап тестовой эксплуатации, этап доработки новой программы 1С.
У перечисленных вариантов есть следующий минус. Уже после закрытия года может оказаться, что все-таки нужно еще внести исправления в остатки на момент конца года. Рекомендуем эту операцию проводить уже вручную и в старой программе 1С и в новой. То есть не запускать заново перенос начальных остатков. Но, конечно, есть таких изменений очень много, то есть смысл выполнить повторную выгрузку начальных остатков, а не вносить исправления вручную.
Переход с переносом документов закрытых периодов
Если выбран третий вариант, как самый сложный, то вам необходимо предусмотреть, чтобы данные за закрытые периоды переносились «один в один», без искажений. Закрытие периодов вручную может занять продолжительное время и несет в себе потенциальные риски, что уже после перехода на новую программу 1С буду воспроизводиться ошибки, которые первоначально не будут видны.
Как переносить данные?
Перед переносом нужно подготовить исходную базу данных. Рассчитать итоги, удалить помеченные на удаление объекты.
Классическая рекомендация будет звучать так. Необходимо выбрать дату начальных остатков. Ранее этой даты в новой базе 1С не будет ни одного проведенного документа. То есть это будет дата, на которую будут свернуты остатки в исходной базе 1С.
Далее данные за закрытые периоды (например, уже сдана отчетность за первый квартал) должны переноситься «оборотами». То есть, например, документы должны перенестись уже с движениями, либо это должен быть аналог документа «Корректировка записей регистров», который содержит все движения за уже закрытий период.
И данные за незакрытые периоды можно переносить один в один. То есть можно перенести документы и провести их после переноса.
Требования к переносу данных 1С для управленческого учета
Конечно, не только отдел бухгалтерии может выдвигать требования к новой учетной системе 1С. Другие бизнес-подразделения организации тоже имеют свои требования.
Например, может потребоваться просмотр истории продаж и истории валовой прибыли для целей управленческого учета.
Появляется соблазн переносить данные за много лет за уже закрытые периоды.
Не рекомендуем так делать.
Если переход осуществляется на УТ 11 / КА 2 / ERP 2, то существует стандартный рекомендуемый способ переноса истории продаж – отдельный вид операции документа «Ввод остатков».
В остальных случаях, особенно, когда учетная система предназначена для сдачи регламентированной отчетности, рекомендуется все-таки сворачивать данные на дату начальных остатков. То есть историю просто не переносить.
Сравнение функционала новых конфигураций 1С
Для ведения управленческого учета компании выбирают, как правило, одну из следующих конфигураций: 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Управление торговлей, ред. 11 (УТ 11), 1С:Комплексная автоматизация (КА 2) или 1С:ERP Управление предприятием.
Мы подготовили сравнительную таблицу функционала этих решений. Благодаря ей вы сможете выбрать в точности то решение, которое лучше удовлетворяет специфике бизнеса вашей компании. Получить таблицу можете по кнопке ниже:
Как делать возвраты по отгрузкам старых периодов?
Многие компании-производители и дистрибьюторы работают на условиях отгрузки на реализацию. То есть товар отгружается без оплаты, а что дилер смог продать, то в итоге оплачивает. Оставшееся отгружает производителю обратно как возврат.
В такой ситуации может произойти возврат непродовольственного товара и спустя год после отгрузки дилеру (зависит от условий заключенного договора).
Что делать, если выполнен переход на новую программу 1С? В ней ведь не будет этих отгрузок, возврат сделать не получится.
В таком случае некоторые компании оформляют возврат через поступление товаров.
Можно решить этот вопрос альтернативным образом. Документы за старые периоды переносятся непроведенными. В новой конфигурации 1С делается доработка, позволяющая создавать и даже проводить возвраты на основании непроведенной реализации товаров и услуг. Разумеется, имеет смысл ограничить это временное решение только теми непроведенными реализациями, дата которых ранее даты начальных остатков. Это делается для того, чтобы пользователи не злоупотребляли такой возможностью при работе уже в текущем учетном периоде.
|
Есть вопросы по работе с 1С? Оставьте заявку прямо сейчас! |
