Среди программных решений в области бухгалтерского учета предложения компании «1С» остаются на сегодняшний день самыми популярными. Основными преимуществами продуктов 1С являются высокое качество, широкая дистрибьюторская сеть и многообразие программных решений. Но такая монополия требует от клиента достаточно больших затрат на покупку и дальнейшую эксплуатацию автоматизированных средств учета 1С. Поэтому перед управленческим персоналом компании, выбравшей 1С, возникает следующая задача: как сэкономить при покупке 1С? Кроме того, нужно минимизировать затраты на последующее внедрение и профессиональное сопровождение программных решений.
Экономия на приобретении 1С
Стоимость профессионального варианта 1С у разных фирм практически не различаются, но сэкономить при покупке 1С все-таки можно. В первую очередь, нужно сравнить условия поставщиков программного обеспечения региона. Часто их предложения отличаются из-за цены, равной себестоимости, множества бонусов и скидок, направленных на привлечение клиентов на продолжительный период обслуживание. При выборе поставщика нужно остерегаться предложений, которые предлагают только покупку решений 1С, а все вопросы заказчика о внедрении и обслуживании оставляют без ответа. Скорее всего, помимо низкой стоимости эти фирмы-франчайзи ничего не смогут больше предложить.
Прежде чем покупать программы 1С, компания должна определиться, какие бизнес-процессы планируется автоматизировать, и какие задачи будет решать программа. Если в автоматизации нуждается конкретный участок, например расчеты по заработной плате или операции на складе, то можно приобрести специализированный вариант 1С. Впрочем, полное внедрение и специального варианта 1С обойдется недешево.
Если ваша организация планирует в дальнейшем развитие и расширение, то для оптимизации последующих затрат на ведение бухгалтерского учета нужно приобретать автоматизированную систему «на будущее». Что это означает? Нужно продумать, какие задачи вы хотите решать с помощью 1С сейчас и в будущем. Все свои желания нужно представить потенциальному поставщику. Если специалисты поставщика всесторонне проконсультируют вас и ответят на все вопросы, то эта фирма заслуживает доверия. В целом, но существенно сэкономить при покупке 1С не получится, но первоначальный этап выбора самого программного продукта и его поставщика поможет сократить затраты в последующем.
Минимальные затраты на внедрение 1С
При правильной структуре внедренческих мероприятий по 1С можно сэкономить некоторую сумму средств, правда возрастет и вероятность непредвиденных трат. Внедрение программных решений требует наличия необходимого штата исполнителей, так как именно от них зависит успешность перехода на новую программу и последующую правильную с ней работу. Самое главное, что нужно сделать на этом этапе – провести обучение персонала. Пользователи должны научиться работать с системой в условиях реальных процессов в компании. Формальное обучение в таких случаях не подойдет. В стандартных случаях договор с подрядчиком содержит пункт об обучении персонала, рассчитанный на несколько часов. По их истечении пункт будет считаться выполненным, но персонал так и не научится корректно работать с 1С. Наилучший вариант – сочетание пособий по работе с программным продуктом, рассмотрением возникающих вопросов и зачетов в конце курса. Чем выше будет качество обучения работников организации, тем больше будет будущая экономия времени и денег.
Часто встречаются ситуации, когда новую учетную систему нужно настроить в короткий срок, например в декабре, чтобы с начала года работать уже по-новому. Серьезные фирмы, которые могут похвастаться хорошей репутацией, вряд ли возьмутся за такие заказы. А если и согласятся на такие временные рамки своей работы, но запросят высокую цену, включающую дополнительную плату за срочность. Качество обучения персонала, проведенного в сжатые сроки, будет оставлять лучшего.
Как сэкономить на сопровождении продуктов 1С
Обычно после завершения внедрения 1С многие считают, что самые главные финансовые затраты остались позади. Но плата за обслуживание программного обеспечения также достаточно существенна. Для линейки продуктов 1С существует несколько его вариантов.
Наименьших вложений потребуют информационные консультации и технологическое сопровождение, то есть ответы на все возникающие вопросы, решение проблем использования 1С и ежемесячного обновления информационных данных базы. Многие фирмы-франчайзи готовы предоставить льготное сопровождение на трехмесячный период или полгода. Правда, после указанного срока плата за такое обслуживание может вас не обрадовать.
Другая форма сопровождения – абонентское обслуживание. Оно включает консультации, обновления программы и дополнительную доработку программы с учетом новых потребностей, обучение сотрудников. Платить за такое сопровождение нужно будет больше, но новые решения разработчиков для вашей компании никогда не лишними не будут.
Самый полный вариант обслуживания программных продуктов 1С включает в себя все вышеперечисленное плюс услуги по быстрому установлению всех критических изменений. То есть для обновления программы вам не придется ждать специалиста, приходящего по расписанию в определенный день месяца, а сами получите доступ к Интернет-ресурсу с последними доработками программы.
При выборе варианта сопровождения 1С нужно опираться, прежде всего, на финансовые возможности компании. Стоимость перечисленных способов обслуживания различается в несколько раз. Идеальный вариант: оперативное обновление информационных баз 1С, критические доработки и подробнейшие консультации. Но такие затраты могут себе позволить только крупные компании.
Выбор партнера
Как осуществить выбор партнера, сотрудничество с которым поможет сэкономить при покупке 1С и дальнейшем сопровождении. Подрядчик должен предложить понятную систему скидок. Скидки могут учитывать частичный аванс за будущие услуги или заказ целого комплекса услуг. Не лишним будет и внимательно прочитать договор: некоторые функции, за которые вы собираетесь заплатить деньги, изначально предоставляются бесплатно.
При покупке 1С можно использовать и стандартные варианты экономии:
• Можно поторговаться с поставщиком и договориться о скидке. Вы ничего не потеряете в случае отрицательного ответа, а при положительном исходе сэкономите свои деньги.
• Нужно мотивировать сотрудников, ответственных за покупку продукта 1С, например, премией, которую выплатите им в случае успешного решения вопросов о приобретении программы.
• Все поставщики, реализующие программные продукты 1С, работают по системе франчайзинга. Это означает, что бренд у всех один. И переплачивать за него не следует.
• Можно сэкономить на сумме НДС. Среди поставщиков обратите внимание на тех, которые не являются плательщиками этого налога.
• Никогда не будет лишним иметь «запасного» поставщика таких же услуг. Зачем это нужно? При наличии конкуренции вы сможете сэкономить на снижении цены или на сохранении ее прежней величины. Если главный партнер будет выполнять свои обязанности ненадлежащим образом, то легче будет разорвать с ним отношения и обратиться к другому поставщику, чем выяснять отношения.
• Залог получения дополнительной скидки – хорошие отношения с партнером, занимающимся 1С. Ваши положительные отзывы и рекомендации помогут найти ему новых клиентов, а он взамен предоставит вашей компании дополнительные бонусы.
В реальной жизни работы по сопровождению 1С не отличаются высоким качеством. Часто нужно потратить много времени, чтобы добиться от специалиста выполнения его обязанностей по договору. Обычно такие ситуации возникают не из-за загруженности фирмы-поставщика, а потому что он в регионе один. Отказаться от его услуг в таком случае практически невозможно, ведь другого варианта просто нет. Единственный выход – в строгой форме представить свои требования поставщику по качественному выполнению его обязательств по договору. В договоре, кстати, могут быть предусмотрены случаи, когда вы можете не осуществлять плату, если необходимые работы не выполнены или выполнены плохо.
Задачи, возникающие в процессе внедрения 1С, могут решать как штатные сотрудники компании, так и привлеченные фрилансеры. Обращаться в таких случаях к специальным фирмам «1С» не обязательно.
Чем выгодно привлечение штатных работников? Они всегда находятся на месте проблемы. Но это, пожалуй, их единственный плюс. Такие сотрудники не обладают необходимым опытом в отличие от сторонних специалистов 1С, да и мотивации практически никакой нет. Если вы берете дополнительного сотрудника в штат, то нужно учесть дополнительные затраты на различные выплаты на отпускные и больничные.
Для организаций небольшого размера наиболее выгодным будет привлечение фрилансера 1С. Это позволит сэкономить на зарплате и социальных выплатах.
Положительной стороной привлечения фрилансера или фирмы-франчайзи безусловно можно считать опыт. Правда, здесь также есть обратная сторона. Это некоторая необязательность таких работников и дефицит времени.
Конечно, есть и другие способы минимизации затрат на приобретение и сопровождение 1С, но использовать их не рекомендуется. В первую очередь, это покупка нелицензионного программного обеспечения. Вместе с покупкой вы получите проблемы с информационно-технологическим сопровождением, а обновления программы с учетом критических доработок не будет вообще. В этом случае сэкономить не получится.
Не нужно жалеть финансовых затрат на обучение своих сотрудников работе с программной, а также на работы по ее внедрению. Отказ от технологического сопровождения и периодических консультаций тоже не принесет выгоды.
В заключение, нужно отметить следующий факт: экономить на программных решениях 1С нужно начиная с первого этапа, когда вы вырабатываете план развития вашей компании, представляете будущие условия ее работы и потребность в системе учета, разрабатываете учетную политику и другие внутренние нормативные документы, регламентирующие бизнес-процессы организации.
Для экономии на сопровождении решений 1С имеет смыл обращение к частным программистам, имеющим опыт в этой области. Цен на услуги таких специалистов ниже, чем у фирм-франчайзи, а качество ничем не хуже.
