Вступление
Любая организация, которая хоть какое-то количество заказов подготавливает клиентам, будь то счета на оплату, акты, УПД. Знает что эта часть работы по подготовке документации, занимает достаточно большое количество времени.
Я видел огромные отделы по подготовке и учету документов клиентов, в которых по 10 человек занимается одним и тем же, выставляют счета клиентом, формируют Акты сверки, формируют закрывающие документы.
Выставление счета
Понятно, что подготовка коммерческих предложений - это сложная, интеллектуальная работа. Когда нужно именно соблюсти баланс между тем, что может предложить компании и тем, что в действительности решит проблему клиента. То есть, необходимо подумать о нём, о его задачах, о его проблемах. Обеспечить некий “вин вин” в сделке.
Но очень часто выставление счета, особенно в ситуациях с типовыми договорами, это достаточно рутинная работа, и потом, через какое-то время, люди начинают задумываться о создании шаблонов договоров. На основании этого можно увидеть, что работа уже стандартизирована, унифицирована, то что договоры по каждому типу сделок разработаны и есть конкретные, их формы и дело остаётся за их заполнением, подготовкой, отправкой на согласование, и, разумеется, выставлением счёта.
Понятно, что есть две крайности в работе организаций. Например:
есть организации, у которых очень мало сделок, но они на очень большие суммы, а есть очень крупные проекты. И в этих случаях вообще никакая унификация невозможна и сделать ее и не получится.
А с другой стороны крайности это какие-то маленькие продажи до 1000 рублей, которые абсолютно стандартизированы, абсолютно одинаковы каждый день и их перечень заранее известен.
-
Рассмотрим примеры этих типовых продаж:
- Покупка лицензии (например 1С битрикс)
- Оплата услуг разнообразных хостингов. Заметьте, очень часто у них на сайте можно получить готовые документы по договору оферте.
- Сайты IT компаний, которые реализую маленькие готовые продукты.
Автоматическое выставление документов в 1С
Безусловно, подобные вещи можно и нужно организовать в базе 1С. Самой, распространенной в нашей стране конфигурации по ведению учета в 1С является “1С Бухгалтерия предприятие”. Если говорить про неё, то там добавлен справочник “шаблоны договора”. И соответственно, можно получить печатную форму договора, но конечно, остаётся большая конечная работа, по его отправке например средствами ЭДО или подготовке скана.
Во втором случае есть очень хороший инструмент - факсимиле. Это неплохо когда такой вариант заказчика устроит. Тем более когда отправлять счета с факсимиле уже стало распространенной практикой. Но многие забывают, что счет не является юридически значимым документом и про него ничего не сказано в гражданском кодексе.
Всем понятно что договор и акт - это Юридически значимые документы, а счет в свою очередь является просто удобным инструментом для формализации того какие суммы и за что будут оплачены. Счет просто удобен и привычен рынку, только по этому он и используется.
Все вышеперечисленное есть в “1С бухгалтерии”, но факсимиле подготовить не очень удобно.
Для своей автоматизации наша компания подготовила обработку “Типовая продажа” из файла формата ворд мы загрузили шаблоны договоров в базу 1С. Что остаётся выбрать пользователю, который подготавливает документы: контрагента (либо просто ИНН нового контрагента) по нему заполнить дополнительную информацию: почту и телефон, выбрать программный продукт который приобретается, выбрать шаблон который нужен для проведения конкретной сделки и указать сразу ли, отправлять документы клиенту.
То есть если мы ставим этот флажок, то подготовленный договор в виде вордовского файла, счет с факсимиле - будут отправлены заказчику сразу.
Следующим этапом абстракция для таких типичных сделок, по которым заранее можно знать, какой текст договора будет, какой будет сформирован счет является подготовка и отправка документов по созданному заказу на оплату. Мы это делаем средствами 1С хотя, конечно же можно формировать прямо на сайте средствами самих сайтов и используя алгоритмы написанные самими разработчиками веб сайтов.
У нас в 1С обработка “типовая продажа” на следующем уровне абстракции. Если приходит письмо с заказом, она подключается ко входящим письма электронной почты и из него забирается банковские реквизиты заказчика, ИНН, Email, телефон, наименование программного продукта, стоимость тарифа (если для программного продукта доступны различные тарифы). Затем формируется договор и счет и отправляется заказчику на почту.
Заключение
Вот таким образом эту задачу можно решить. Это красиво и удобно даже в ситуациях когда нету десятка заказов в день. Даже если в день 15 заказов, данная программная автоматизация будет очень полезна потому что не будет отвлекать ваших сотрудников от прочих работ. У них будет останется больше времени на то, чтобы связаться с заказчиком, и обговорить какие-то нюансы, если потребуется переделать документы то, конечно переделывайте, и у вас будет больше времени оставаться на некую интеллектуальную работу, а вся рутина будет полностью автоматизирована.
Спасибо за внимание!
