Синхронизация ЗУП 8.3 с 1С:Бухгалтерия

Синхронизация 1С ЗУП 8.3 - популярные направления

Когда говорят про синхронизацию 1С:ЗУП 3 или про ее интеграцию с другими решениями на платформе 1С, то обычно имеют в виду или задачу начального заполнения информационной базы ЗУП 3 данными из старых баз 1С (ЗУП 2.5 или БП 3 или УПП 1.3 или КА 1.1, как правило) или говорят про задачу организации регулярного обмена (синхронизации) 1С:ЗУП 8.3 с другими решениями 1С.

В этой статье мы разберем типовую задачу настройки регулярной синхронизации базы ЗУП 3 с БП 3.

Синхронизация ЗУП и Бухгалтерия 8.3

Работодатели обязаны вести кадровый учет, рассчитывать заработную плату, НДФЛ, взносы в СФР. И все это возможно с 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3.

Фирма 1С поставляет на рынок еще и 1С:Бухгалтерия предприятия. С помощью этого программного продукта можно выполнять значительную часть операций, связанных с начислением заработной платы, взносов с ФОТ, оформлением кадровых приказов.

Но, выбирая, с какой программой работать, нужно учитывать еще ряд моментов:

1.  Использовать 1С:Бухгалтерия для ведения кадрового учета не получится, если в штате организации свыше 60 работников.
2.  Функционал 1С:ЗУП намного шире, чем 1С:Предприятие. Например, можно рассчитывать зарплату с учетом надбавок, показателей качества, премий, сверхурочных часов и т. Есть возможность формировать штатное расписание и графики отпусков: плановых, по уходу за ребенком и т. д. 

Поэтому возникает вопрос как предприятиям можно одновременно работать с 1С:ЗУП и 1С:БП 3. И бухгалтерам приходится решать, как осуществить настройку синхронизации данными между разными системами учета. Об этом речь и пойдет в этом разделе.

Пошаговая настройка синхронизации ЗУП и Бухгалтерия 8.3

Нередки ситуации, когда налоговый и бухгалтерский учет компания ведет в 1С:БП 3. А для расчета заработной платы и ведения кадрового учета нужно установить 1С:ЗУП. В этом случае необходимо наладить обмен данными между этими двумя учетными системами.

В 1С:ЗУП на этапе внедрения переносят:

•  справочники с данными о работодателе (обособленных подразделениях), наемных работниках;
•  ранее созданные документы по кадрам и начислениям.

Но нельзя забывать и о том, что нужно наладить и обратный обмен информацией. В 1С:Бухгалтерия из 1С:ЗУП выгружают:

•  ведомости на выплату заработной платы;
•  документ «Отражение зарплаты в бухгалтерском учете». 

Осталось узнать, как же организовать и настроить синхронизацию данными между ЗУП 3 с БУХ 8.3.

1. Начинать нужно с загрузки 1С:ЗУП. Здесь необходимо зайти в раздел с настройками синхронизации и обозначить, в какую систему предстоит загружать данные (в нашем случае это 1С:Бухгалтерия 3).

   

2. Следующий шаг — определение типа подключения. Здесь нужно учитывать, где установлены конфигурации ЗУП и Бухгалтерия. Возможные варианты:

   - Обе базы — на одном ПК (сервере).
   - Доступ к одной из баз выполняется в удаленном формате.
   - Данные передаются в формате файла. Собственно подключение к базе-приемнику не требуется.

   

   Последний вариант выбирают, например, если компьютеры располагаются в разных зданиях, и нет возможности организовать обмен данными через интернет. Выгружаемые данные в виде файла сохраняют в папке, доступной всем пользователям.

3. На следующем этапе предстоит определиться, с какого месяца предстоит пересылать данные между программами. Если одной базой пользуются несколько компаний, указывают, по каким из них будет проводиться обмен.

   

4. И остается определиться, насколько детальные данные предстоит выгружать:

   - Можно выгружать данные по начисленной зарплате. В этом случае в 1С:Бухгалтерия ответственное лицо получит ведомости на выплату.
   - Данные переносятся в сводном формате, в виде документа «Отражение зарплаты в бухучете».

   

5. После всех выполненных действий активируют кнопку «Выполнить начальную выгрузку данных». Можно считать, что обмен данными в 1С:ЗУП настроен.

   

6. Таким же образом обмен данными настраивают в 1С:Бухгалтерия:

   Выбор программы для переноса данных.

   

7. Определение с типом подключения.

   

8. Обозначение даты начала переносов и компаний, по которым предстоит выгружать данные.

   

9. Настройки обмена после выполнения этих данных выполнены.

   

10. Можно переходить к пункту «Выполнить сопоставление и выгрузку данных».

    

11. Сопоставление выполняется в автоматическом режиме. Но после его завершения можно увидеть, что некоторые строки выделены синим. Их придется сопоставлять вручную, так как автоматически это сделать не получилось.

    

    Например, система показала наличие двух компаний с одинаковым ИНН. И программа не смогла определить, что и там, и там указана одна и та же организация.

    

    В подобных ситуациях потребуется ручное сопоставление данных. Либо, если сопоставление проводится автоматически, нужно задать признаки для сравнения.

    Для физических лиц в качестве признаков для сопоставления можно использовать ИНН, СНИЛС, ФИО и т. д.

    

12. И только после этого можно переходить собственно к обмену данными.

    

13. Например, завершается очередной месяц. В 1С:ЗУП начислена заработная плата, оформлены кадровые приказы. И их необходимо выгрузить в 1С:Бухгалтерия. Чтобы запустить процесс, активируют кнопку «Синхронизировать».

    

14. Предварительно проверяют, какие документы предстоит перенести. Все необходимые данные представлены в таблице.

    

15. Но запустить процесс в 1С:ЗУП недостаточно. Его дополнительно запускают и в 1С:Бухгалтерия. Здесь предстоит перейти в раздел «Настройки синхронизации» и активировать нужную кнопку. Иначе загружаемые документы не поступят в принимающую базу.

    

16. В 1С:Бухгалтерия данные переносятся в формате «Отображение зарплаты в бухучете». Сразу нужно отметить, что никакие проводки при этом не формируются. Это возможно только после активации пункта «Отражено в учете». И запустить его предстоит в каждом отдельном файле.

    

17. Нужно проверить, чтобы все документы типа «Отражение зарплаты в бухучете» были помечены зелеными галочками. Это означает, что в учетную систему добавлены все предусмотренные проводки.

    

1С:Отчетность в 1С:ЗУП. Формирование и отправка отчетов

Функционал 1С:ЗУП позволяет формировать отчеты для СФР. Но предварительно стоит приобрести и активировать модуль 1С-Отчетность.

Может оказаться, что необходимые отчеты при помощи этого сервиса компания уже пересылает из 1С:Бухгалтерия. Чтобы формировать отчеты в 1С:ЗУП, здесь переходят в организацию и активируют кнопку «Отправить заявление».

При этом можно не тратить ресурсы на подключение второго модуля 1С-Отчетность. Достаточно одного, чтобы пересылать в СФР отчеты и из 1С:ЗУП, и из 1С:Бухгалтерия.

Синхронизация через интернет между ЗУП 3 и БП 3

• Настройка синхронизации в ЗУП
• Настройка синхронизации в 1С:Бухгалтерии
• Завершение процесса настройки синхронизации ЗУП и Бухгалтерия через интернет

В данном разделе статьи разберем настройку синхронизации 1С:ЗУП 8.3 через интернет с конфигурацией 1С:Бухгалтерия предприятия, редакции 3

Для синхронизации 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП можно использовать разные способы. Один из них — обмен данными через интернет. О том, как проходит процедура, речь и пойдет далее.

Короткое отступление! Работать с ЗУП 3 могут и индивидуальные предприниматели. Перед началом синхронизации все данные ИП вручную вносят в справочники 1С:Бухгалтерии.

Если это не сделать, то при переносе данных ИП система будет считать ООО. Исправить неверно перенесенные данные достаточно. Остается только ждать, что разработчики устранят этот недочет.

Еще один важный момент! Перед началом синхронизации необходимо вспомнить свои логин и пароль, используемые для доступа к облаку. Если на каком-то этапе пользователь решит сменить свои данные, придется корректировать настройки переноса.

Настройка синхронизации ЗУП и Бухгалтерия через интернет. Пошагово

Загружаем обе базы. И в каждой регистрируем пользователя с общим логином и паролем, применяемым для входа в облачную версию.

1. Предстоит последовательно зайти в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия предприятия. Здесь надлежит создать пользователя по следующему пути: Администрирование → Настройка пользователей и прав → Пользователи.

   

2. Созданный пользователь будет работать с тем же логином и паролем, что используются для доступа к облаку. При этом нельзя допускать ошибок, например, в виде лишних пробелов, измененной раскладки и т. д.

   

3. На следующем этапе необходимо зайти в карточку созданного пользователя и наделить его правами администратора, используя соответствующую кнопку. Обе базы в этом плане одинаковы.

   Здесь есть один важный момент. Пользователь, данные которого первым внесли в базу, автоматически становится ее администратором. Можно не тратить время на изменение его прав.

   Также стоит рассмотреть ситуацию, когда в базе изначально не значится ни один пользователь, но в ЛК облака активировано автообновление. В этом случае также стоит указать на необходимость обновления в автоматическом режиме. При этом задавать это требование будет уже администратор.

   В ЗУП

   

   В Бухгалтерии

   

Важный момент! Только создать пользователей недостаточно. И в 1С:ЗУП, и в 1С:Бухгалтерия необходимо зайти с данными созданного пользователя. Иначе проводить переносы данных не получится. Система будет информировать о наличии ошибок.

Изменения обязательно сохраняют.

Настройка синхронизации в ЗУП

1. Переходим в Администрирование → Синхронизация данных → Настройки синхронизации

   Начинать нужно с проверки актуальности релиза.

   Администрирование → Синхронизация данных (может потребоваться простановка флага) → Настройки синхронизации → Новая синхронизация данных

   На этом этапе нужно указать, что синхронизация нужна с 1С:Бухгалтерия 3.

Настройка параметров синхронизации

2. 

   В открывшейся форме заполняем все поля:

   Адрес базы. Его можно узнать в личном кабинете в 1С:Бухгалтерия. Но это относится к опубликованным базам. Если это действие еще не выполнено, начинать нужно именно с «публикации» базы. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. Далее заполняем имя пользователя и пароль.

   Требования в части публикации распространяется и на 1С:ЗУП, и на 1С:Бухгалтерия.

   Пока оно не выполнено, не удастся получить web-адреса синхронизируемых баз. Если же база опубликована, получить ее адрес очень просто. Достаточно «пикнуть» на пиктограмму для копирования.

   Для получения адреса можно использовать и иной способ. Программу открывают в браузере. И тогда адрес просто копируют из адресной строки.

   

   Кликаем «Далее»

   Стартовая попытка синхронизации может сопровождаться сообщениями об ошибках. Окно с уведомлением просто закрывают. Далее стоит еще раз заполнить нужные поля и повторить попытку. Обычно в этом случае проблем не бывает.

Настройка правил обмена данными

3. Здесь нужно обозначить, с какого месяца надлежит пересылать данные между ЗУП 3 и Бухгалтерией. Если организаций несколько, необходимо обозначить, по каким из них требуется синхронизация.

   Еще один важный момент — объем выгрузки. Здесь возможны два варианта:
   - с детализацией по сотрудникам. В этом случае выгрузка ведомостей выполняется;
   - сводно. В этом случае в Бухгалтерию загружаются общие данные. Детализации по конкретным сотрудникам нет.

   

4. И после того остается нажать кнопку «Выполнить начальную выгрузку данных».

Настройка синхронизации в 1С:Бухгалтерии

1. Администрирование → Синхронизация данных → Настройки синхронизации

   

2. Здесь администратор обязан выставить галочку «Синхронизация данных». После этого можно переходить в подпункт «Настройки синхронизации».

   

   На экране открывается окно. В нем — данные о настройке. Остается только выбрать ее и кликнуть «Настроить».

Создание и настройка правил для последующей синхронизации

3. 

   Здесь задают дату, начиная с которой будет проводиться выгрузка. Здесь же стоит определить, по каким юридическим лицам перекидывать данные, общей цифрой или с детализацией.

   

Проведение сопоставления. Загрузка данных

4. 

   Сначала — анализ.

   

5. Система проверяет все доступные объекты и выделяет те, где есть несоответствия, т. е. не совпадают данные в ЗУП 3 и Бухгалтерии. Их легко отличить от остальных по литере i в кружке. В каждой помеченной строке нужно проверить, из чего состоят данные.

   

   Если есть уверенность, что в одной и другой базе указан один и тот же объект, между его обозначениями в ЗУП 3 и Бухгалтерии устанавливают соответствие. Предварительно нужно кликнуть на объект справа или слева. Не стоит пренебрегать установлением соответствия. В противном случае после выгрузки базы придется проверять на наличие дублей.

   Ситуация несколько меняется, если какой-либо объект можно идентифицировать однозначно по ряду признаков. В этом случае активируют пункт «Сопоставить автоматически». Также нужно обозначить, по каким полям будет проводиться сопоставление при синхронизации. И эта процедура будет выполняться автоматически при запуске переноса.

   

6. Упростить процесс сопоставления также помогут «Колонки». Стоит активировать этот пункт и определиться с реквизитами для проведения сопоставления.

   

7. Проверка завершена. Есть уверенность в том, что несоответствий и дублей нет. Тогда можно переходить по кнопке «Далее».

   

8. На экране зачастую появляется уведомление о том, что есть несопоставленные данные. Здесь остается нажать сначала «Продолжить», потом — «Далее».

   

9. После этого система запустит процесс синхронизации.

   

10. Остается дождаться окончания и кликнуть «Далее».

    

11. На этом этапе активируют пункт «Выполнить начальную выгрузку данных».  

    

Завершение процесса настройки синхронизации ЗУП 3 и БП 3

На последнем шаге снова возвращаемся в ЗУП 3 и переходим в Администрирование - Синхронизация данных - Настройки синхронизации - Синхронизировать

Чтобы настройка завершилась без проблем, необходимо активировать кнопку «Синхронизировать».

На экране появится окно, в котором предстоит сопоставить данные. Процедура проходит так же, как в Бухгалтерии. Пренебрегать дополнительной проверкой не стоит. Если необходимые действия выполнены, активируют кнопку «Далее».

После завершения всех предварительных процедур запускают собственно синхронизацию нажатием соответствующей кнопки.

Крупные предприятия могут совместно использовать, например, 1С:ЗУП и 1С:КА 2 или 1С: ERP 2. В первом ПО ведут учет зарплаты и кадров. Второй вариант позволяет организовать общий учет, вести взаиморасчеты с контрагентами. И периодически компании сталкиваются с необходимостью переносить данные из одной базы в другую. О том, как это организовать и настроить синхронизацию написали отдельную статью: Синхронизация 1С:ЗУП и 1С:ERP или 1С:КА 2.