Как перейти на новую программу 1С?

Задача перехода на ведение учета в новой программе 1С

У вашей компании возникла задача перехода на ведение учета в новой программе 1С.

На что нужно обратить внимание? Как лучше организовать перенос данных, чтобы уменьшить риски проекта и не принести вреда ежедневной деятельности фирмы? Какие бывают способы для выполнения перехода на новую программу 1С?

Ответы на эти вопросы могут быть разными в зависимости от вашей ситуации. Зависит от размера вашей компании, от того, какая конфигурация 1С используется на настоящий момент, доработана ли она, какие требования к переносу данных диктует специфика бизнеса.

И сразу хотим сказать, что для очень многих ситуаций перехода на новую программу фирма 1С уже подготовила инструменты для выполнения переноса данных из старой учетной программы. Именно эти инструменты являются рекомендованными фирмой 1С. В статье мы разберем несколько примеров таких инструментов. Они имеют ограничения в своем функционале. Часто не очень производительно работают, содержат ошибки. Но зато по этим готовым инструментам вам будет предоставляться поддержка фирмой 1С, исправление ошибок. И вам ничего не потребуется за них доплачивать.

Для ведения управленческого учета компании выбирают, как правило, одну из следующих конфигураций: 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Управление торговлей, ред. 11 (УТ 11), 1С:Комплексная автоматизация (КА 2) или 1С:ERP Управление предприятием.

Мы подготовили сравнительную таблицу функционала этих решений. Благодаря ей вы сможете выбрать в точности то решение, которое лучше удовлетворяет специфике бизнеса вашей компании. Получить таблицу можете по кнопке ниже:

Порядок действий при переходе на новую программу 1С?

Сбор требований

Итак, первое, на что при переходе нужно обратить внимание – это минимальные требования к переносу данных в новую программу 1С. Каждое подразделение организации должно сообщить, какая минимальная информация требуется в новой программе 1С для нормального ведения деятельности. Что обязательно требуется в 1С для ведения основных бизнес-процессов подразделения?

Часто сотрудники говорят о том, что нужен перенос всех первичных документов за последние годы. При переходе с БП 2 на БП 3 это не является проблемой – переход выполняется обновлением конфигурации, вся история сохранится. При переходе на ЗУП 3 ситуация также решается. Без данных для расчета среднего в новой базе 1С нет смысла вести учет. И все эти данные, конечно, должны переноситься, как и кадровая история сотрудников.

А вот при переходе на конфигурации УТ 11, КА 2, УНФ или ERP с переносом истории первичных документов за последние годы возникают сложности. Во-первых, такой проект перехода может быть в 10 раз сложнее, чем переход с остатками с начала года или вместе с переносом документов за незакрытые периоды. А это означает и бюджет в 10 раз больше. Во-вторых, срок выполнения такого проекта может оказаться размером в несколько месяцев, что для бизнеса будет неприемлем.

Поэтому мы рекомендуем в такой ситуации ограничиться типовой возможностью документа «Ввод остатков» с видом операции «Оптовые продажи». Это позволит перенести историю оптовых продаж и валовой прибыли для целей управленческих отчетов за последние годы. При этом никакие возможные ошибки ведения учета из старой базы 1С не будут перенесены. И «мусора» в новой программе 1С также не появится (имеется в виду, например, архивная номенклатура и т.д.).

Выбор технологии переноса данных

Итак, требования к переносу данных собраны. Далее следует рассмотреть возможные варианты выполнения перехода именно с технической точки зрения.

Общераспространенных их не так много, давайте перечислим.

1. Как правило, для очень многих проектов переноса данных в новую 1С уже существует готовый перенос данных от фирмы 1С. Подробнее поговорим об этом варианте ниже.
2. Конвертация данных 2. То есть можно разработать правила конвертации данных в формате КД 2.
3. Enterprise Data (Конвертация данных 3), далее сокращенно ED. Формат ED встроен во все новые программы 1С и даже КА 1.1 и УПП 1.3 также его поддерживают.
4. Прочие возможности обмена (COM, собственные форматы обмена данными).

Собственно, если принято решение, что типовой перенос от фирмы 1С не устраивает, то дальше выбор происходит между форматами КД 2, ED или каким-то прочим специфическим.

И тут для основного большинства проектов следует выбирать именно формат КД 2 (Конвертация данных 2). Во-первых, потому что все типовые переносы от фирмы 1С написаны именно на нем. А ведь для целей вашего проекта лучше не разрабатывать перенос с нуля, а доработать существующий. Во-вторых, потому что формат КД 2 знает абсолютное большинство разработчиков 1С. У вас не будет сложностей с наймом фрилансера, если возникнет такая необходимость. Можно легко передавать задачу между разными специалистами 1С – все знают эту технологию и умеют с ней работать.

Для отдельных задач переноса документов между программами 1С удобно использовать формат EnterpriseData. Именно на этом формате работают все актуальные типовые обмены данными между конфигурациями 1С. То есть, повторим, этот формат более актуально использовать именно в ситуациях необходимости регулярного обмена. Он более быстрый. Но и более требовательный к обязательности заполнения полей. Все новые программы 1С даже позволяют настроить регулярную синхронизацию только измененными объектами с помощью формата ED

Типовой перенос от фирмы 1С

Для очень многих ситуаций перехода на новую программу фирма 1С уже подготовила инструмент для выполнения переноса данных из старой учетной программы. Именно этот инструмент является рекомендованным фирмой 1С. В статье мы разберем несколько примеров таких инструментов. Они имеют ограничения в своем функционале. Часто не очень производительно работают, содержат ошибки. Но зато по этим готовым инструментам вам будет предоставляться поддержка фирмой 1С, исправление ошибок. И предоставляются они без дополнительной оплаты при условии приобретения новой программы 1С или апгрейда на нее.

Индивидуальная разработка переноса данных 1С

Вы можете собрать все требования компании к переносу данных, выбрать подрядчика для выполнения проекта. Подрядчик может или только разработать инструмент для переноса данных или выполнить для вас весь проект. Первый вариант подойдет, если у вашей компании уже есть штатные или внештатные свои специалисты 1С.
Огромный плюс такого варианта, конечно, в том, что это будет индивидуальное решение именно под ваши потребности. Все пожелания будут удовлетворены. Критерии проверки выполнения переноса можно указать в договоре, это будет дополнительным ориентиром для вашего подрядчика.
Минусом буду относительно высокая стоимость такого проекта (но зато у него минимальные риски, за это и оплата), а также у него может быть достаточно большой срок. Разработка, например, правил конвертации в формате КД 2 или ED может занять 100 рабочих часов специалистов или больше (зависит от постановки задачи). По срокам это получается не менее месяца разработки только инструмента для выполнения задачи. Только после завершения разработки начнется этап выполнения переноса.

Готовые обработки для перехода на новую 1С

В интернете можно найти достаточно много готовых обработок для переноса данных. Они все разного качества, не факт, что любая подойдет под потребности вашего проекта.
Можно использовать ту обработку, которая максимально подходит по функционалу. Будет очень удобно, если обработку можно проверить до приобретения. И при необходимости можно доработать эту готовую обработку переноса данных под ваши специфические потребности. Это будет гораздо быстрее и дешевле, чем заказывать индивидуальное решение.
Не секрет, что многие фирмы франчайзи 1С или фрилансеры при получении проекта в итоге также покупают в интернете готовую обработку для переноса данных, а оплату берут как за разработку переноса данных с нуля.

Сценарии перехода на новую программу 1С

Следует помнить, что чем больше данных переносится из старой программы 1С, тем потенциально больше рисков несет в себе проект. Больше времени потребуется на выверку данных. Стоимость такого проекта также будет больше.
По дате начала ведения учета в новой программе 1С можно разделить сценарии перехода на три варианта:

• Переход с начала года (с последующей повторной загрузкой начальных остатков после закрытия года)
• Переход после закрытия года (до закрытия первого квартала)
• Переход в середине года

Какой бы вариант вы ни выбрали, начинать проект мы рекомендуем с выполнения тестового переноса данных сразу же, как будет готов инструмент для выполнения переноса данных.

Тестовый перенос данных

Начинать проект следует заблаговременно. В ситуациях, когда используется типовая обработка переноса данных и принято решение ни при каких условиях ее не дорабатывать, нужно хотя бы за месяц до запланированного перехода на новую программу 1С. Имейте в виду, что при использовании типовой обработки может понадобиться часть данных вводить вручную или загружать из Excel.

Если же планируется переносить документы за период, используется чье-то готовое решение (можно приобрести готовую обработку для перехода с более широким функционалом, чем типовая) или поставлена задача специалистам 1С разработать перенос данных точно под ваши потребности, то подготовительные работы нужно начинать минимум за 2-3 месяца.

Важным этапом таких работ будет выполнение тестового переноса данных. Это и доказательство работоспособности используемого вами инструмента для переноса данных. И репетиция предстоящего проекта перехода. Результат тестового переноса – новую базу 1С, можно и нужно использовать для обучения сотрудников. Обязательно нужно несколько дней попросить сотрудников вносить все документы также в новую базу 1С. У них будут возникать проблемы и ошибки. Обязательно нужно собирать все замечания, передавать специалистам, которые выполняют для вас проект переноса данных.

При тщательно проведенном тестовом переносе сам рабочий переход пройдет уже без рисков и без заминок. А ведь задержки в работе 1С могут повлиять на работу компании.

Надеемся, что в какой-то мере прояснили для вас возможные сценарии выполнения перехода на новую программу 1С. Наша компания специализируется на таких проектах. Чтобы обсудить стоящую перед вами задачу, звоните нам прямо сейчас +7 (499) 67-333-75!