Перенос номенклатуры в новую 1С

При переходе на ведение учета в какой-то новой конфигурации 1С имеет смысл провести нормализацию справочника «Номенклатура». Что имеется в виду?

В вашей базе 1С может храниться большое количество неактуальных элементов номенклатуры, либо ошибочно введенных, либо дублей. Но сейчас мы не ведем речь про ошибки в остатках номенклатуры по складам, этот вопрос является темой для отдельного разговора. Мы говорим только про нормализацию самого справочника Номенклатура. Этот вопрос важный и есть даже такая поговорка: покажи мне, в каком виде у тебя справочники Номенклатура и Контрагенты, и я скажу тебе, какой у тебя порядок в учете.

Перенос номенклатуры между идентичными базами 1С

Если нужно перенести номенклатуру между базами одной конфигурации 1С и (очень важно) одного релиза 1С, вы можете использовать обработку "Выгрузка и загрузка данных XML".

Ее актуальная версия выложена на ИТС: https://its.1c.ru/db/metod8dev/content/4126/hdoc

Перенос номенклатуры между похожими конфигурациями 1С

Если структура конфигураций 1С очень похожа, например, это одна и та же конфигурация, но разных релизов, можете использовать специальную обработку от компании MoscowSoft.

Подробное описание обработки можете изучить на отдельной странице: Перенос данных между похожими конфигурациями 1С (обработка, УФ)

Также можете посмотреть видео демонстрацию выполнения такого переноса:
Рекомендуется в настройках видео внизу справа сразу включить максимальное качество - 1080р, иначе подробности будет видно нечетко.

Перенос справочника "Номенклатура" между отличающимися 1С

Если нужно перенести номенклатуру между разными базами, задача усложняется. Структура справочника "Номенклатура" в разных 1С может очень сильно отличаться. В таком случае рекомендуем использовать готовую обработку для полного переноса данных.

Специалисты компании MoscowSoft разработали много готовых инструментов для такого переноса. Если нужно не все данные выгружать, а только справочник "Номенклатура", то достаточно снять в обработке выгрузки все флажки, кроме одного. То есть всегда есть возможность выбрать те данные, которые требуется перенести.

Выбрать необходимое вам направление переноса номенклатуры можете в таблице ниже:

Автоматизация процесса переноса номенклатуры

Каким образом обычно решают эту задачу? Какие есть пути для ее автоматизации? При использовании правил конвертации, которые часто используют для перехода ведения учета в новой 1С, есть возможность переносить уникальные идентификаторы справочника Номенклатура из старой 1С в новую. Одновременно с этим можно выполнять и поиск номенклатуры по полям поиска, т.е. вы сможете провести свертку позиций номенклатуры с одинаковым наименованием, возможно, полным наименованием, базовой единицей измерения и другими полями.

В данном случае критичным является вопрос: стоит ли сворачивать одновременно по полю Родитель, т.е. по группе номенклатуры? В данном случае вы либо хотите искать дубли номенклатуры, которые лежат в разных папках, либо вы считается, что для вашей организации такая ситуация является нормальной. Вам не требуется сворачивать такие позиции номенклатуры, и если элементы справочника Номенклатура лежат в разных папках, но имеют одно и то же наименование, то это нормально, эту ситуацию нужно оставить. Подобные решения проекта перехода со старой 1С на новую можно принять всего лишь одним щелчком мыши, изменив настройки полей поиска в правилах конвертации данных.

Реализация переноса номенклатуры в новую базу 1С на практике

Часто заказчики самостоятельно проводят вручную нормализацию справочника «Номенклатура» и есть квалифицированные сотрудники, которые в состоянии и компетентны принять решение, какая номенклатура уже не является актуальной и не должна быть перенесена в новую базу 1С. И такую номенклатуру переносят в отдельную группу «Архив», «Не переносить» - какие-то такие названия. И ставится задача, что именно из данной папки номенклатуру переносить не нужно. Опять-таки инструменты для перехода на новую 1С от нашей компании «MoscowSoft» позволяют такие ситуации реализовать.

Во-первых, при выгрузке данных самого справочника, т.е. при отметке флажка для самого правила выгрузки данных справочника «Номенклатура», можно установить отбор для тех групп, элементы которых выгружаться не должны. Во-вторых, часто заказчики ставят задачу другим образом, говоря: «Нам необходимо перенести всю номенклатуру, которая есть на остатках, а также была в оборотах за последний год». Такая задача тоже решается штатными возможностями наших инструментов.

Делается это следующим образом. Снимаются все флажки для выгрузки справочников «Номенклатура» и его других подчиненных справочников. Отмечаются к выгрузке документы, например, за прошлый год или за текущий год, т.е. период выгрузки документов указывается именно некий прошлый год. Данные документы будут перенесены в базу-приемник, но не будут проведены, если мы поставим датой начальных остатков начало текущего года.

Условно говоря, сейчас начинается 2022 год, например, мы хотим начальные остатки перенести на 1 января 2022 года, но также перенести всю номенклатуру, которая участвовала в движениях, указывается пользователями в документах за весь 2021 год. В этом случае период переноса документов нужно указать весь 2021 год, а датой начальных остатков нужно указать 1 января 2022 года. При таких настройках документы все будут перенесены, но не будут проведены, и при выгрузке все документы подтянут за собой, т.е. будут выгружены по ссылке, все подчиненные справочники, в том числе справочник «Номенклатура». Таким изящным и несложным способом можно гибко реализовать требуемую задачу.

На что следует обратить внимание перед началом переноса

Есть очень много нюансов при переносе номенклатуры из одной базы 1С в другую. Касаются они, конечно же, методологических решений в конкретной конфигурации. Можно привести очень много примеров, а лучше, конечно, рассматривать ситуации при каждом конкретном переходе именно в вашем случае. Потому что какие-то из описанных мною примеров могут быть не актуальны, а какие-то наоборот будут как раз про ваш случай. Но сейчас опишу все это именно для примера, именно для того чтобы понимать, какие сложности при этом могут возникать и каким образом можно выбирать подходы для их решения.

Например, при переносе из старых конфигураций 1С в такие, как «Управление торговлей 11», «Комплексная автоматизация 2», «ERP», можно заметить, что как базовая единица измерения номенклатуры, так и прочие (единицы сохранения остатков и т.д.) – это все является элементами одного справочника Упаковки, единицы, измерения. И в данном справочнике можно хранить как базовые единицы измерения – всем нам привычные штуки, килограммы, кубические метры, так и индивидуальные упаковки, которые, например, актуальны только для конкретной культуры, т.е. является подчиненными ей, либо не так.

И, что важно, это все элементы одного и того же справочника, и также бывает не совсем очевидно, как рассчитать для конкретной номенклатуры, нужно ли включать учет упаковок. Потому что если, например, у нее все единицы измерения базовые, то, конечно, учет по упаковкам для нее включать не надо. Чем эта ситуация отличается, например, от той же УПП? Там базовая единица измерения была элементом справочника «Классификаторы единиц измерения», а все остальные в обязательном порядке являлись элементами справочника «Единицы измерения», который является подчиненным справочнику «Номенклатура».

Таким образом, данный элемент номенклатуры был его владельцем, и данная единица измерения могла использовать только данные номенклатуры. В каком-то смысле это аналог упаковок по своей сути, потому что они являются подчиненными, и эти элементы только для данной номенклатуры. Но, с другой стороны, это могут быть те же самые штуки, т.е. никакого смысла в их учете быть не могло и, видимо, именно поэтому разработчики фирмы 1С таким образом поступили с номенклатурой.