Удаленные сотрудники: учет и систематизация работы. Работа с фрилансерами
План
- Вступление
- Планирование работы (какие задачи выделять, какой максимальный бюджет, как назначать максимальные сроки, какого рода задачи лучше поручать фрилансерам).
- Поиск (где искать, как вычислить мошенника, как отобрать только адекватных, у Куклачева много кошек – каждая делает только свой трюк).
- Финансовые вопрос и мотивация (аванс, платить лучше быстро – это дополнительный плюс, премии, каких заказчиков выбирает сам фрилансер? Уважительное общение, понятная постановка задачи, быстрая оплата, выдача заданий по компетенциям).
- Контроль в процессе работы (контроль нужен каждый день, задачи дробить на максимально простые и маленькие части, какие можно, но не меньше этого)
- Риски (информационная безопасность)
Вступление
Многие из нас имеют возможность самостоятельно выбирать, как работать над проектами. И часто при ограниченных времени и бюджете есть возможность привлечь к сотрудничеству удаленного специалиста достаточно высокой квалификации. Без личной встречи, без подробного анализа резюме или даже возможности выдать тестовое задание как можно безопасно привлечь к работе нового специалиста? Причем сделать это так, чтобы минимизировать свои риски, решить задачу за приемлемый срок и найти себе в команду нового сотрудника.
На эту тему сложно говорить, потому что у почти у каждого есть опыт работы с удаленными специалистами. Соответственно, есть свои представления, как делать правильно, есть какой-то результат, удачный или неудачный.
Поэтому в докладе не буду говорить о плюсах или минусах работы с фрилансерами по сравнению со штатными сотрудниками. Поговорим о том, как в текущей ситуации, в реалиях нашей страны организовать работу с удаленными специалистами так, чтобы все участники проекта получили удовольствие и вознаграждение от процесса и от его результата.
В процессе этого доклада мы с вами пройдем по шагам процесс от планирования работы с удаленными сотрудниками, поиска исполнителя, до момента получения результатов работы. Кратко рассмотрим особенности систем мотивации удаленных специалистов.
Для каждого этапа работы, который будет описан, приведу списки рекомендаций, небольшие лайфхаки, которые были получены при многолетней практической работе с фрилансерами.
В процессе у вас могут появиться мысли и замечания, аналогии со своим опытом работы с удаленными специалистами. Пожалуйста, пишите их в приложении конференции, в конце мы зачитаем из них самые полезные для аудитории. Кроме того, можете задать свои вопросы за круглым столом по управлению персоналом, который будет проводиться в соседнем зале (указать, каком).
В начале октября мы провели на Инфостарте опрос, чтобы узнать, какие самые важные проблемы возникают у людей по работе с фрилансерами. (Привести слайд с результатами). Результаты получились ожидаемые. Из перечисленных проблем важными оказались все, то есть за каждую было отдано много голосов. Но с небольшим отрывом главной проблемой для тех, кто нанимает удаленных специалистов, была выбрана безответственность, недисциплинированность фрилансеров. Обсудим эту проблему подробно, когда будем говорить о поиске фрилансеров и о процессе ежедневной работы.
Доклад будет построен следующим образом (слайд с планом по пунктам).
Планирование. Поиск. Финансы. Контроль. Мотивация. Риски.
Будет много практических рекомендаций по организации работы и по походу к работе, чтобы работа была более комфортной для обеих сторон и было исключено много проблем.
Планирование работы (какие задачи выделять, какой максимальный бюджет, как назначать максимальные сроки, какого рода задачи лучше поручать фрилансерам)
Давайте представим, что вы ведете проект для внутреннего или внешнего заказчика, и по нему есть задача, которую необходимо делать прямо сейчас, но поручить ее некому. Все имеющиеся в наличии разработчики уже полностью загружены, и вы принимаете решение привлечь к работе нового удаленного специалиста.
С чего стоит начать? Начать нужно с планирования проекта, разделения на задачи, написания постановки задачи, организации рабочего места и решения вопросов информационной безопасности.
Сейчас буду говорить банальные вещи, даже неудобно на этом акцентировать внимание. Но знаете, кто тогда пишет эти ужасные постановки задачи на фриланс-биржах, из которых нельзя понять вообще ничего? Какие-то другие люди, не мы с вами?
Максимально конкретизируйте и детализируйте ТЗ.
Цитата с одной из фриланс-бирж:
Будьте готовы согласиться с любым мнением и видением фрилансера, если не составили подробное ТЗ. Отсутствие конкретики означает, что вы доверяетесь его вкусу и профессионализму полностью. Но лучше обсудите все подробности вместе до начала сделки. Задавайте вопросы и уточняйте все, в чем не уверены. До начала сотрудничества.
Хорошо написанная постановка задачи обладает волшебными свойствами. Оценка стоимости и сроков задачи, которые называют фрилансеры, будут снижаться. На задачу будет откликаться большое количество компетентных разработчиков, адекватных в общении и ответственных в работе. Для плохо написанного технического задания ситуация работает также, но в обратную сторону.
Последнее утверждение легко проверить.
Действуйте по пунктам:
1) Напишите за 5 минут запутанное и сложное техническое задание.
2) Потратьте неделю на споры и объяснения с претендентами на его выполнение.
3) Убедитесь, что никто не найден для работы над задачей.
4) Перепишите текст тех. задания подробно и обстоятельно.
5) За один день найдется отличный исполнитель, которому можно доверить работу над проектом.
Поиск
Размещение
Пробуйте разные фриланс-биржи, чтобы разобраться, где сидят самые компетентные разработчики, но большого смысла размещать задания на максимальном количестве площадок нет. Как раз фрилансеры обычно мониторят сразу много площадок, когда ищут задачу. Поэтому вам достаточно выбрать одну популярную биржу, где получите максимум откликов. Самые популярные биржи для задач по 1С это, конечно, Инфостарт, а также 1clancer.ru и fl.ru.
Фильтр от ботов
Итак, у вас есть подробное, проработанное ТЗ. Вы разместили задачу на фриланс-бирже. Начинают поступать отклики исполнителей.
Когда-то я не знал, что многие фрилансеры используют ботов для размещения откликов. И когда обращался к ним в скайп по пять минут назад размещенному отклику и у меня спрашивали ссылку на задачу, где они откликнулись, то был в большом недоумении.
Сейчас использую простой фильтр на адекватность. Он также работает как «антибот»-фильтр. В тексте задачи прошу в отклике сразу писать вопросы по задаче или называть стоимость и сроки ее выполнения.
В некоторых откликах появляется сообщение «появились вопросы по задаче, давайте обсудим в скайпе», и при этом не приводится ни стоимости, ни сроков, не написано и никаких конкретных вопросов. Давайте не будем обманываться – такой отзыв также размещен ботом.
Фильтр на адекватность
Простой способ нанять хорошего фрилансера – рассматривать в первую очередь того человека, который сразу думает над задачей. То есть не сообщает вам сразу ответ «10 тысяч, 5 дней», а спрашивает моменты реализации, предлагает решения для оптимизации результаты. Вы еще не наняли человека, а его голова уже занята задачей, он уже забирает на себя часть ответственности и головной боли. Это очень простой способ, чтобы применять его как маркетинговый инструмент со стороны фрилансера, то есть общаться так специально, чтобы получить заказ.
Но так делает минимум людей!
Не знаю, почему так не делают все, может потому что думать больно? А бесплатно думать о задаче незнакомца – еще и обидно?
На этом этапе обсуждения задачи с несколькими претендентами есть еще один очень важный момент. С человеком должно быть комфортно общаться, это должен быть «ваш» человек. Если он идет навстречу, если малая просьба по задаче (оценить стоимость по пунктам) не вызывает конфликта и отторжения, если вам интересно было бы с этим человеком общаться в скайпе по несколько раз в день долгое время – нанимайте его после обсуждения финансовой стороны вопроса.
В этот момент важно слушать свою интуицию. Бывает, что формально все хорошо, и можно нанимать человека, но появляется ощущение такое неприятное, его сложно объяснить. Это как в книге Роберта Чалдини – ощущение животом. Это чувство может у вас появиться, даже если не имеете большого практического опыта найма фрилансеров. Рекомендую его слушаться, возможно, это шелест надвигающихся проблем. (можно вставить шутку – типа, толстая северная лиса).
Фильтр на мошенников
Люди, не имеющие опыта найма фрилансеров, могут даже не представлять себе, что на фриланс-биржах есть и мошенники. Это люди, даже не являющиеся специалистами (программистами, дизайнерами и т.д.). Их цель – получить аванс, а через пару дней сказать, что работа выполнена, и для ее передачи нужно выплатить остаток денег. На ваш оправданный вопрос показать этот результат хотя бы по тим вьюеру, мошенник возмутится, скажет, что вот опять его хотят «кинуть» (примитивный способ вызвать чувство вины), и, позже, заблокирует вас.
Как узнать мошенника?
- Не платить «аванс». На фриланс-биржах большинство специалистов работает и без аванса, люди предпочитают разбивать задачу на маленькие этапы и получать оплату поэтапно. Но это сложный момент, может оказаться, что ваш аккаунт не так давно зарегистрирован и не вызывает доверия специалистов. В таком случае люди будут просить аванс и это нормально.
- Мошенник не задает профессиональных вопросов. То есть я ни разу не встречал обманщика, который бы реально был специалистом 1С. Соответственно, если фрилансер говорит, что «вопросов нет», «задача ясна», «готов приступить», и у вас есть ощущение недоверия – просто задайте ему пару специальных вопросов по задаче. Если видите, что человек понимает алгоритм решения, наверное, лучше ему в остальном довериться.
- Формальные показатели аккаунта фрилансера в этом вопросе тоже могут помочь, но не всегда. Существуют аккаунты, так называемые «дропы» - это когда человека взломали и выдают себя за него. Существуют также аккаунты, которые создают заранее за годы, чтобы они вызывали больше доверия. У мошенника даже могут быть положительные отзывы в аккаунте.
Обычно все же узнать аккаунт мошенника по формальным признакам легко – требует аванс, не задает вопросов по сути задачи, аккаунт зарегистрирован недавно (не обязательно). Может не иметь положительных отзывов (или иметь, но размещены они будут недавно и от людей, которые также недавно зарегистрированы!)
Ответственность фрилансера и психология его работы
Мы провели опрос на Инфостарте на тему того, что является самой большой проблемой в работе с фрилансерами. Оказалось, что все наши варианты важны и являются серьезной проблемой.
На главной проблемой участники опроса назвали безответственность.
Многие фрилансеры могут внезапно в середине проекта пропасть на неделю. После этого появиться с нелепой отмазкой и продолжить работу.
Почему это происходит?
За свою жизнь я слышал под сотню вариантов ответов, что произошло.
Скорее всего в реальности происходит это по одной из причин:
1) Изменилась жизненная ситуация. Устроился на работу, переехал, ушел в отпуск/загулял.
2) Нашел более высокооплачиваемый заказ.
Самое главное, что нужно помнить – рычагов контроля на него у вас нету. Максимум, что ему будет от вашего гнева – не получит оплату за некую начатую, но незаконченную работу или вы напишете плохой отзыв на бирже, что для него еще хуже.
Сделать с этим практически ничего нельзя, кроме более тщательного подбора специалиста на этапе отбора. Люди, у которых много положительных отзывов, они много лет на бирже, и общаются тактично, профессионально и по сути обсуждаемой задачи, гораздо реже ведут себя безответственным образом. Многие из них даже планируют свою загрузку и могут сказать – на эту неделю я уже набрал задачи, могу заняться вашей задачей со вторника следующей недели. Лично для меня такой ответ подобен песне, потому что говорит о том, что человек хоть в каком-то виде и качестве пытается планировать свою жизнь и заранее думает о том, чтобы не нарушить данной заказчику обещание.
И если исключить из причин такого «пропадания» или нарушения сроков людей, изначально обладающих таким характером, которых можно на этапе поиска вычислить, то остается вторая большая причина, почему фрилансеры так себя ведут.
Сама психология такой жизни, когда нет постоянных заказчиков, заставляет соглашаться на все поступающие задачи. Потому что жизнь у них «то густо, то пусто».
Компетентность фрилансеров
Может случиться, что на новом проекте от специалистов требуются компетенции, которых нет ни у одного из ваших специалистов. Их необходимый уровень достаточно высок, чтобы проводить обучение в процессе работы было невозможно.
Да, у вас будет первая мысль доверить задачу одному из проверенных специалистов, заранее зная, что он в этом вопрос не разбирается. Человек даже сам может сказать, что не хочет браться и это «не его».
Ваше огромное преимущество в ситуации, когда вы можете нанимать фрилансеров, заключается в том, что размещая постановку задачи на фриланс-бирже вы получаете отклики только тех людей, кто понимает, как решить эту задачу, имеет компетенции в ней. Часто бывает, что человек именно специализируется на том вопросе, который у вас стоит.
В итоге он сделает проект быстрее, предусмотрит заранее все возможные нюансы, возьмет меньшую оплату.
Пример: насколько сложно найти хорошего специалиста по конвертации данных на фриланс-бирже. Но заметно, когда найден человек, опытный именно в этом вопросе, как он качественно и быстро делает задачу.
Уже стало классикой сравнивать работу по управлению командой программистов с ситуацией, когда вам надо пасти группу котов. Так вот задумайтесь, почему дрессировщик Куклачев содержит у себя десятки кошек? Все дело в том, что каждая кошка обычно умеет делать хорошо только один трюк. Другому ее не научишь.
Большое преимущество при построении распределенных команд программистов в том, что вы можете нанять столько котов, сколько различных компетенций нужно выполнять в рамках проектов.
Финансовые вопросы и мотивация
Как говорится, все системы мотивации работают только если в компании зарплата не ниже средней по рынку.
Как мотивировать программиста – об этом можно говорить долго. Есть исследования, в которых говорится, что деньги не мотивируют сотрудников. А если мотивация очень большими деньгами, а труд интеллектуальный, то якобы происходит даже демотивация, а человек впадает в ступор и ничего не может сделать. Есть противоположное мнение, что ничего кроме финансовой составляющей и не может мотивировать человека.
Чтобы разобраться в этом вопросе, подумаем о том, в чем отличие фрилансера от обыкновенного штатного сотрудника. У него есть выбор, с кем работать, какими задачами заниматься. И он выбирает задачи максимально интересные, понятные в выполнении, комфортные в общении и прочем взаимодействии, с максимальной оплатой. Можно сказать, что у опытного специалиста будет очередь из заказчиков, которые хотят с ним работать. Так вот Вы должны быть в начале этой очереди.
Поэтому для удаленных сотрудников предлагаю не усложнять вопрос мотивации, а просто ставить задачу максимально грамотно, все неясные моменты описать и продумать заранее. Общаться с ним культурно и вежливо. Избежать панибратства, но и сухого общения тоже. Кроме того, у вас в организации наверняка есть устоявшиеся правила разработки. Они должны быть краткими и оформленными документально. Перед началом работы их нужно просто передать новому специалисту для ознакомления.
Со своей стороны, стараюсь закладывать в бюджете проекта премии. И при выполнении в срок и качественно, исполнитель получает до 20% от стоимости задачи. Вы бы все равно потратили время на поиск и исправление ошибок, их обсуждение с заказчиком, если бы программист предоставил некачественный результат.
Мои правила:
- Хорошая постановка задаче по теме, которая находится в рамках компетенций сотрудника, мотивирует его
- Платите быстро
- Не платите мало
- Платите премии за выполнение в срок при стабильном качестве
Обычная проблема при работе с фрилансерами, связанная со срывом сроков или «пропаданием» почти на 100% устраняется при выполнении этих правил.
Удаленный – не всегда дешевле
Многие компании как огня остерегаются нанимать удаленных сотрудников. Другие же, имея опыт такого взаимодействия, при сравнении размера оплаты труда удаленного специалиста и штатного, попадают в обратную ловушку. Так как удаленный сотрудник получит, как правило, меньше, то всегда выбирает такой способ взаимодействия. Однако при этом не учитываются дополнительные затраты на более тщательную постановку задачи, объединение результатов работы, и, конечно, затраты на контроль.
Контроль в процессе работы
Контроль – это всегда проблемы. Отсутствие контроля – это двойные проблемы.
Р.Гандапас
Если задача фрилансеру выдана объемом на неделю, как думаете, как часто нужно получать от него промежуточные результаты или обсуждать с ним прогресс или даже следить за его активностью? Каждый рабочий день.
Как понимаете, иначе вся работа будет выполняться в последнюю ночь. А недельная работа, сделанная за ночь – это костыли и некачественный код.
Поэтому крайне важно разделить задачу на минимально возможные этапы, выдавать в работу постепенно и постоянно держать на контроле.
Так сложнее найти исполнителя, но мы даже по небольшим задачам стараемся договориться, чтобы работа велась на нашем сервере. В этом случае можно отслеживать процесс работы в режиме онлайн. Если с данным специалистом ранее не работали, то можно перечислить ему аванс, чтобы не волновался по поводу оплаты.
Лучше заранее оговорить ситуации, при которых специалист теряет задачу. То есть пропал на два дня или больше без предупреждения – задача передается другому специалисту.
Риски (информационная безопасность)
Работа с конфиденциальными данными
На мой взгляд в последние годы к этому вопросу компании относятся все более серьезно. Но все равно, к сожалению, почти в 50% случаев сотрудники готовы передать базу данных еще до подписания договора.
Обычно руководство компании даже не в курсе факта передачи копии базы. А эти отдельные сотрудники не задумываются о том, что будет, если база попадет в руки конкурентов или других злоумышленников.
Таким образом, если этот вопрос еще не решен, предлагаю оформить правила работы с конфиденциальными данными в компании как формально, так и реальные правила.
Очень важно, чтобы все сотрудники ИТ-отдела были в курсе правил работы.
Соглашение о неразглашении
Предлагаю простые правила действия. С нанятым юридическим лицом, например, индивидуальным предпринимателем, всегда заключать договор о неразглашении.
Простая организация контроля копирования данных
Для новых сотрудников, предоставляя доступ к удаленному серверу, можно очень просто запретить доступ к буферу обмена, а все необходимые обработки для загрузки на сервер они будут отправлять системному администратору на электронную почту. Сделать это можно, запретив доступ к файлу rdpclip.exe в папке system32 определенным пользователям. Согласитесь, это можно настроить за одну минуту. Только кроме этого необходимо «закрыть» также и доступ к интернет-браузеру.
Если описанные меры недостаточны или не подходят, Вы можете воспользоваться обработками удаления конфиденциальной информации. Такая обработка есть на ИТС для обычного приложения. И есть вариант для управляемых форм среди публикаций на Инфостарте.
Заключение
Про работу с фрилансерами сказано уже много, есть несколько замечательных статей на Инфостарте, которые можно считать руководствами. Ссылки на них приведу в конце доклада.
Для построения системы учета специалистов у Вас должно быть место, где фиксируются результаты выполнения каждым разработчиком каждого из заданий.
На первое время достаточно завести таблицу со списком удаленных сотрудников. Эта таблица со временем превратится в ваш кадровый резерв. Можете создать балльную систему оценки или, как я, просто ставить минус, ноль или плюс. Исполнитель, набравший три минуса, больше к задачам не привлекается.
Сотрудники, с которыми работа прекращена, не нужно удалять из таблицы, а вот причину решения о прекращении работать нужно отразить. Это будет полезно, когда через пару лет этот человек снова откликнется на вашу задачу на бирже, вы его узнаете, но не будете помнить, чем все закончилось в прошлый раз.
Раньше при появлении задачи я писал в списке своих контактов просто «прогр. 1С», и так как у всех фрилансеров ранее добавлял такую строку к имени, то высвечивался список специалистов. Далее можно было по нему начать рассылать предложение о задаче. Однако этот метод не учитывает ни компетенций специалистов, ни причину, почему в последнее время вы с ними не сотрудничали. Поэтому, конечно же, начинать отбор среди проверенных специалистов надо по компетенциям и учитывать прошлый опыт взаимодействия с ними (правило трех минусов и т.д.)
Начав работать с несколькими проверенными людьми, если их хватает для выполнения потока задач, разумеется, можно не искать новых исполнителей. Однако в любой момент времени нужно быть готовым к тому, чтобы стартовать процесс подбора заново.
Небольшое время, уделенное формализации подбора исполнителей даже для простых задач, для хранения списков специалистов, поможет Вам избежать рисков получения плохих результатов.
Интересно послушать о Вашем опыте работы с удаленными специалистами. Какие ноу-хау используете в работе? На этом у меня все и спасибо за внимание.
