Свертка 1С ERP: советы и рекомендации

Очищаем информационную базу 1С без потери нужной информации

Начнем с определения такого полезного инструмента, как свёртка информационной базы (ИБ) 1С. Это проведение определенных манипуляций, в результате которых удаляются устаревшие или уже отработанные документы, операции, лишняя справочная информация. В «сухом остатке» у пользователя сформируется компактный функционал, с легким весом и высокой скоростью.

Когда надо приступать к свёртке ИБ

Во многих, особенно крупных, организациях размер базы 1С превышает 5 гигабайт. Увидев подобные цифры, пора задуматься. При таком массиве не стоит удивляться, что система начинает тормозить. Медленная загрузка обновлений нарушает рабочий процесс.

Оценив гигантский объем документов прошлых лет, следует принять хирургическое решение — всё лишнее обрезать. Уменьшение размера ИБ ведет к увеличению скорости работы конфигураций, всей системы в целом.

Переход со старой «1С:ERP 2» на «1C:ERP 2.5 / 2.6»: рекомендации по проведению свёртки базы 1С

Есть штатные механизмы для свертки ИБ от фирмы 1С. Они разработаны для 1С: УТ 11 и 1С: БП 3.0, а также для более старых версий. Когда перед программистом поставлена конкретная задача свёртки базы 1С при переходе с 1С:ERP 2.х на 1C:ERP 2.5 / 2.6, воспользуйтесь размещенными в данной публикации советами. Они «из жизни» и вполне себе работают.

Можно в качестве основы взять механизм из 1С: УТ 11 и разработать свёртку для 1С: ERP 2. Релизы конфигураций берутся те, что выпущены примерно в одно время.

Последовательность свертки базы 1С: ERP

Открыв встроенную «Справку помощника», можно подробно изучить процесс свёртки. Поясним для краткости, что он состоит из 3 стадий:

1. Первоначальное введение остатков.
2. Удаление данных прошлых периодов (удаляются движения и проставляются пометки на удаление документов).
3. Проведение сверки остатков с рабочей базой (проверка остатков, без детализации измерений). При выявлении расхождений в итоговых суммах приступают к детальному анализу.

Ввод остатков — первый этап

Любая конфигурация включает определенные документы для введения остатков. В 1С: УТ 11 разработчики предусмотрели автоматический режим ввода остатков для некоторых документов:

• товары на складах;
• взаиморасчеты с клиентами/поставщиками;
• денежные средства;
• заказы клиента/поставщику;
• возвратная тара и прочие.

Кроме вышеназванной категории, есть и такие, для которых предстоит разработать дополнительно определенные процедуры. Доработать конфигурации по регистрам.

Среди них можно назвать следующие документы:

• расчеты с сотрудниками;
• внеоборотные активы;
• некоторые виды из кадрового учета и т.д.

Конфигурация 1С:ERP, для которой надо создать свёртку базы, состоит из нескольких подсистем. В них, в свою очередь, существуют собственные документы ввода начальных остатков.

Прежде чем начинать перенос, следует проанализировать, что именно будет мигрировать из исходной базы. Рекомендуется создать отчет по остаткам и движениям по всем регистрам накопления, сведений, бухгалтерии. Тщательно проверить существование остатков в базе – источнике на дату ввода по регистрам накопления, сведений, бухгалтерии.

Далее важна проверка, предусмотрен ли механизм ввода остатков по каждому виду операции, по каким регистрам в 1С: УТ 11. Если какие-то механизмы отсутствуют, надо самостоятельно их разработать. К примеру, по нашему опыту, выяснилось отсутствие документов ввода остатков для:

• остатков на производственных регистрах;
• прочие активы и пассивы;
• заказы на перемещение;
• распоряжения на выпуск;
• расчеты с фондами по страховым взносам.

Несколько советов, с помощью каких документов можно заполнить остатки при отсутствии готовых механизмов:

1. Для регистров подсистем расчета зарплаты и управления кадрами используйте «Перенос данных».
2. Для остатков на регистрах бухгалтерии по тем данным, которые не отражаются документами «Ввод остатков», рекомендуем использовать «Операция (регламентированный учет)».

Для остальных подсистем подойдет «Корректировка регистров».

Сложные схемы ввода остатков

Вводу начальных остатков в 1С:ERP обычно препятствуют некоторые сложности. Игнорирование определенных механизмов впоследствии приводит к ошибкам в отчетах, системным сбоям. Просто скопировать остатки, имеющиеся на дату свёртки, для последующего переноса данных недостаточно.

Остатки в 1С:ERP — не только средства на р/с и складские запасы. Термин включает обширную картину формирования баланса и управленческого учета. Ввод остатков в системе 1С:ERP одной записью невозможно связать одновременно учет для бухгалтерии и управленцев ввиду различия счетов. Главной причиной сложностей в формировании схем ввода остатков можно назвать то, что ключевые данные хранятся не только в регистрах, но и в самих документах. Есть методички, где расписано для каждого счета в 1С:ERP, каким именно документом вводить остатки.

Упростим задачу. Рассмотрим стандартную обработку ввода остатков. В ней для учета заказов покупателя используется четкий механизм. Смысл его функциональности в том, что не требуется вводить документы ввода остатков по регистрам механизма заказов. Достаточно просто отметить комментарием те документы заказа, по которым имеются незакрытые остатки. Тогда этап удаления их не затронет. Что касается частично не закрытых заказов, для них в табличную часть вносят только данные остатков на дату свёртки.

Пометить специальным комментарием, по вышеизложенному принципу, можно и кадровые документы. Например, по учету кадров и зарплаты сотрудников, которые числятся в организации на дату свёртки. Не помеченные документы будут удалены в процессе свёртки.

Правильно удаляем данные прошлых периодов

Чтобы всё прошло гладко, без негатива, надо следовать незамысловатому плану. Разбиваем удаление на стадии. Сначала удаляем движения (записи) для каждого регистра, созданные документами до даты свёртки. Затем ставим пометки рядом с самими документами, которые надо удалить.

Основываясь на опыте работы со свёртками, отметим, что самый длительный этап свертки — удаление старых записей регистров и пометка на удаление старых документов. К примеру, поступил клиентский заказ на свёртку базы 1С:ERP, в которой насчитывалось около полутора миллионов документов в прошлом периоде. При выполнении заказа на ввод остатков ушел 1 час. А вот на удаление движений потрачено 6 суток и еще четверо суток — на установку пометок удаления.

Для экономии времени рекомендуем многопоточную свертку 1С:ERP. В предлагаемой обработке можно самостоятельно выбрать число потоков.

Перечислим конкретные шаги этапа удаления движений по каждому регистру:

• Во-первых, надо отобрать все документы, двигавшие регистр до даты свёртки.
• Во-вторых, выбрать документы без специальных комментариев, обозначенных на предыдущей стадии свёртки.

Далее следует отключить использование итогов. Для каждого документа удалить движения.

По каждому виду документов следует сформировать список документов, у которых отсутствует специальный комментарий. Они помечаются для удаления.

Проведение сверки остатков с рабочей базой

На третьем этапе выполнения сжатия (свёртки) осуществляется сверка с рабочей базой. Вначале проверяют остатки в общем, не детализируя измерения.

Проверка нужна по каждому регистру. Итоговая сумма каждого ресурса проверенного регистра должна быть одинакова.

При выявлении расхождений переходим к анализу более детальных остатков по измерениям. Лучше начать с измерений, где имеется самое малое количество разных значений. В большинстве случаев это измерение Организации. Сначала находят расхождения по организациям. Затем для каждой из них проводится анализ более детальных данных.

В современных конфигурациях типа ЕРП, КА 2, 1С: Управление холдингом, в регистрах накапливается большой массив ошибок (минусы, дубли производных справочников, неверные значения измерений). Бухгалтеры, работая в сложных системах, иногда неверно пользуются функционалом. Вручную корректируют документы «Операция (регламентированный учет)». Не ведут серьёзного контроля данных в соответствующих регистрах накопления. При этом пользователи полны уверенности, что свёртка всё исправит: дубли сами собой удалятся, равно как и другие ошибки. Это огромное заблуждение.

Регистры накопления в 1С:ERP — это базис операций бухучета. Опираясь на данные регистров накопления, проводятся операции формирования документов ввода остатков.

При стечении обстоятельств, описанных выше, случается непредвиденный казус. А именно, остатки, введенные сверткой базы по данным регистров накопления, по регистрам бухгалтерии будут различаться между новой и рабочей базой.

С этой проблемой можно справиться двумя способами. В первом случае следует привести в порядок остатки по регистрам накопления в рабочей базе. По другому пути идут, когда данные в регистрах бухгалтерии покрывают данные в регистрах накопления. Тогда переписывают процедуры ввода остатков с данных регистров накопления на данные регистров бухгалтерии.

Как грамотно организовать процесс свертки данных

Вначале повторим азбучные истины. Не приступаем к свёртке без предварительного создания архивной копии информационной базы. В ней обеспечивается сохранность всех сформированных предыдущих остатков по всем учетным регистрам. В списке баз она может располагаться рядом с новой свёрнутой базой, в которой пользователи продолжат работать.

В отдельной копии желательно провести свёртку, особенно впервые. В ней запустить обработку и выполнить все операции. Если сверка покажет, что процесс прошел удачно, повторить всё то же самое на рабочей базе 1С.

Но, как говорится, «гладко было на бумаге». Загвоздка в продолжительности выполнения обработки, которая может затянуться не просто на дни, но и недели. Всё зависит от массива накопленной информации в базе, используемой конфигурации и подсистем.

Необходимо разобраться с возникающими проблемами и, по возможности, минимизировать их.

Рекомендуем использовать план обмена и обработку «Выгрузка и загрузка данных XML». Добавив в рабочую базу план обмена, фиксируем все изменения после создания копии базы для свёртки. Завершив свёртку, измененные данные надо перенести обработкой «Выгрузка и загрузка данных XML». Данные в новую базу мигрируют в автоматическом режиме.

Также можно порекомендовать удобный метод для ускорения разработки и тестирования процедур ввода остатков. Создается отдельная третья база. В ней происходит тестирование и доработка ввода остатков. В то время как в новой базе идет процесс удаления данных прошлых периодов, в третьей базе устраняются выявленные ошибки в обработке свёртки и дорабатываются новые процедуры.

Нестандартное использование технологии свёртки

Написание идеальной обработки свёртки базы для 1С:ERP является сложной задачей. Команда MoscowSoft — официального партнера 1С, на протяжении более чем десятилетия не отступает перед сложностями. Кроме того, стремится всегда вперед, используя нетривиальные подходы в реализации интересных проектов.

Хотим поделиться собственным решением, базирующемся на стандартной разработке «Правильная свёртка и свёртка базы по правилам» от Инфостарта. Когда от клиента поступило особенное задание, пришлось реализовать «антисвёртку» базы 1С:ERP. После доработки правил свёртки обнулились остатки по всем регистрам. В результате получилось загрузить начальные остатки с помощью правил конвертации данных. Для заказчика были введены начальные остатки на начало 2021 года, при этом по его просьбе сохранены все документы за 2020 год, уже введенные в базе. Разработка гибких правил для свёртки данных любой произвольной базы 1С подвластна опытным специалистам.