Произведя предварительные настройки конфигурации, следует убедиться, что все события, касающиеся текущей работы сотрудников, занесены в базу данных. Имеется ввиду:
- оплата по тарифной ставке (месячной, дневной или часовой) за фактический период действия начисления;
- фактически отработанное время для сотрудников со сдельной оплатой труда;
- отклонения от графика работы (лист нетрудоспособности, календарный отпуск или без содержания);
- разовые удержания и начисления за работу в выходные и праздничные дни, премии и дивиденды и т. д.
После того, как все движения учтены, приступают к расчету заработной платы и начислений, которые с ней связаны.
Расчетчик создает новый документ «Начисление заработной платы работникам компании». В нем указываются общие параметры: месяц начисления зарплаты, организация и другие сведения.
Далее остальные действия осуществляются в автоматическом режиме:
- заполняются табличные части;
- рассчитываются удержания: НДФЛ, кредиты, по которым наступил срок погашения, алименты и т.д.
Рассчитанные удержания отражаются на соответствующих закладках таблицы.
Чтобы подготовить выплату зарплаты, надо заполнить документ «Зарплата к выплате организаций».
Процедура его формирования и заполнения проходит в автоматическом режиме. Особенностью является возможность регистрации выплаты заработной платы разными способами:
- Через кассу на предприятии;
- Безналичным перечислением на банковский счет. В данном случае при неполучении зарплаты в установленный срок она регистрируется как задепонированная.
Фирма 1С совместно со Сбербанком России разработала механизм обмена информацией о перечисляемых суммах на карточные счета сотрудников. Файлы формата XML передаются в банк. Там открывается карточный счет и отправляется подтверждение с параметрами в организацию. Затем работнику выдается в банке пластиковая карта, на которую зачисляются зарплатные средства.
В нашем примере «Способ выплаты» указан «Через кассу». В поле «Зарплата к выплате» в выпадающем списке надо Заменить отметку на одну из трех возможных:
- выплачено;
- задепонировано;
- не выплачено.
В конфигурации «1С: УПП зарплата» предусмотрен механизм формирования всех бумажных печатных форм, связанных с начислением зарплаты: расчетных листков, платежных ведомостей и т. д.
Отражение зарплаты в УПП
В программе 1С: УПП есть особенность: документы «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты» не дают проводок. Их используют, когда в компании ведется учет расчетов с сотрудниками в текущей ИБ. В этом же случае начисление налогов отражается в документе «Начисление налогов (взносов) с ФОТ».
Когда учет расчетов ведется вне текущей ИБ (в программе 1С: УПП), понадобится документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете».
Документ «Отражение зарплаты в регламентированном учете»
Благодаря документу «Отражение зарплаты в регламентированном учете» открывается возможность создания проводок в автоматическом режиме по бухучету и налоговому учету применительно к начисленной заработной плате.
В настройках параметров учета нужно задать порядок учета расчетов с работниками. Указать правила отражения отдельных видов начислений в БУ и НУ в планах видов расчета, которые соответствуют данным типам учета:
- «Основные начисления организации»;
- «Дополнительные начисления организации».
Закладка «Проводки» предусматривает отражение сводных проводок по отражению зарплаты в БУ и НУ.
Надо не забыть проставить ссылку на нужный элемент справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете». Как раз здесь задается схема проводок.
В справочнике «Статьи затрат» добавляются новые элементы:
- Статья «Зарплата (ОбщеХозРасходы)». В ней учитывается зарплата управленцев в компании.
- Статья «Зарплата (ПроизвРасходы)» служит для учета зарплат производственного персонала.
Создание справочника «Способы отражения зарплаты в учете»
Зарплата в бухучете может отражаться по-разному. Нам нужен такой способ отражения в конфигурации «упп зарплата», который автоматически подставляется при начислении.
Справочник «Способы отражения зарплаты в учете» позволяет сформировать стандартные проводки по зарплате и отдельным плановым и разовым начислениям. В нем есть некоторые предопределенные элементы. Характерная особенность заключается в том, что каждый отдельный элемент представляет собой корреспонденцию счетов. При необходимости в ней содержатся элементы аналитики. Также пользователю доступно самостоятельное создание дополнительных реквизитов — субконто (объекты аналитического учёта).
Надо создать шаблонные проводки:
- Для отражения зарплаты управленцев используется «Общехозяйственные расходы 26 счет». В качестве статьи расходов выступает «Зарплата (ОбщеХозРасходы)».
- Для отражения зарплаты основного производственного персонала создаются проводки с помощью способа «Основное производство 20 счет». Здесь статья расходов «Зарплата (ПроизвРасходы)».
Следует обратить внимание, что в данный справочник не вносят проводки по налогам, потому что они формируются автоматически программой 1С УПП зарплата.
Настраиваем бухгалтерские проводки для начислений
Вначале разберемся в терминологии.
Что такое бухгалтерские проводки в программе «Управление производственным предприятием» или в рассматриваемой нами публикации по поводу «упп начисление зарплаты»? Говоря доступным языком, это записи. В них отражаются хозяйственные операции в регламентированном учете.
Где находятся автоматически сформированные проводки? Они на закладке «Проводки» табличной части документа «Отражение зарплаты в регламентированном учёте».
Что служит исходной информацией для формирования проводок? Регламентированные начисления заработной платы и удержания налогов и взносов. Их вводят в информационную базу документами подсистемы расчёта заработной платы.
Учет основного заработка работников организаций
В конфигурации упп зарплата персонала предприятия отражается в специальной форме — справочник «Организации: (название)».
Рассмотрим, какие условия и где задаются. В разделе «Бухучет зарплаты» можно задать бухгалтерский учет зарплаты организации. Внизу формы есть строка с соответствующей одноименной командой. На нее следует нажимать тогда, когда зарплата всех сотрудников полностью относится к видам деятельности, облагаемым ЕНВД. Или если в информационной базе ведется расчет зарплаты нескольких организаций.
Здесь же указываются основные правила:
- Зарплата сотрудников отражается способом по умолчанию: ДТ 26.01 Кт 70.
- Доля больничных листов, оплачиваемая за счет работодателя, отражается способом по умолчанию: Распределение по базовым начислениям.
После отдачи команды «Задать бухучет зарплаты для организации» откроется окно документа «Бухучет зарплаты сотрудников организации».
Учет основного заработка работников подразделений организаций
В конфигурации 1С: УПП зарплата тех, кто работает в подразделениях организации, должна быть настроена в соответствии с правилами отражения зарплаты в регламентированном учете, расчета и отражения в отчетности. Пользователь указывает их в справочнике «Подразделения», выбрав необходимое подразделение в строке Наименование.
Правила указываются в справочнике конкретного подразделения после открытия вкладки «Бухучет зарплаты».
Теперь надо задать Способ отражения. Как мы помним, для зарплаты управленческо-административного персонала выбирается запись «Общехозяйственные расходы 26 счет», которая вносится в регистр.
Для зарплаты, например, сотрудников транспортного отдела, какого-то цеха используется «Основное производство 20 счет». О чем также вносится запись в регистр на соответствующей вкладке.
Документ «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете»
При приеме нового сотрудника на работу в данное предприятие или переводе его на новое место работы, в другое подразделение, в программе «упп зарплата» создается документ «Учет основного заработка сотрудников организации в регламентированном учете: Проведение». Здесь документу присваивается номер, прописывается Основание: Прием на работу в организацию. Вносится Ф.И.О. нового сотрудника. Когда документ проводится, создается запись в «Учете основного заработка в регламентированном учете работникам организаций». В справочнике «Способы отражения зарплаты в учете» для данного сотрудника выбирается свой способ отражения.
Документ «Ввод распределения основного заработка работников организации»
С помощью документа «Ввод распределения основного заработка работников организации» регистрируется способ отражения в учете конкретного начисления для выбранного работника. В нем можно изменять отражение в учете основного заработка сотрудников на месяц, который указывается в поле Месяц.
Этот документ полезен тогда, когда надо зарегистрировать плановые начисления для конкретного сотрудника способом, отличным от основных начислений. Иными словами, когда оплата труда у него распределялась в разных пропорциях между 20 и 26 счетом:
- 60% назначалось способом «Основное производство 20 сч.»;
- 40% по способу начисления «Общехозяйственные расходы 26 сч.».
Документ «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений работников организаций»
С помощью документа «Ввод сведений о регламентированном учете плановых начислений работников организаций» регистрируют изменения, касающиеся постоянных начислений, но не относящиеся к основной оплате труда. Правила учета основного заработка, как мы знаем, регистрируются документом «Учет основного заработка работников организации в регламентированном учете».
Например, данный документ применяется, если оклад назначается по одному способу, а иное начисление (районный коэффициент, к примеру) отражается по - другому. В разделе «Начисление» в первой записи, относящейся к конкретному сотруднику, указывается формулировка «Оклад по дням». Во второй строчке пишется «Районный коэффициент». Соответственно в колонке «Отражение в бухучете» в первой строке учитывается по способу «Общехозяйственные расходы 26 счет», а во второй строке стоит «Основное производство 20 счет».
Отменяется регистрация отражения в учете конкретного начисления для определенного сотрудника только регистрацией отражения в учете этого начисления с пустым способом отражения.
Настройка видов расчета
Настройка в программе упп начисление зарплаты, а также удержания по бухгалтерским счетам выполняются в планах видов расчета «Основные начисления организации» или «Дополнительные начисления организации».
Как это делается:
- В окне «Основное начисление организации. Оклад по дням» открыть «План видов расчета», Наименование «Оклад по дням».
- Выбрав закладку «Бухучет и ЕНВД», отмечаем значком в поле «Отражение в бухгалтерском и налоговом учете определяется» строку «Способом отражения». В выпавшем списке со значком «Лупа» находим «Общехозяйственные расходы 26 счет».
Приоритет при вводе проводок для начислений
Когда заполняется документ, учитывается способ, которым назначены проводки. Приоритетность для начислений определяется по степени убывания, в зависимости от способа назначения проводки. Расшифруем наше утверждение:
- Вначале идут важные записи «Договор займа», «Договор на выполнение работ с физическими лицами», «Сдельный заработок», «Начисление по больничному листу организаций».
- Далее начисляются проводки, введенные документом «Ввод сведений об учете плановых начислений работникам организаций».
- На третьем месте, таким образом, оказываются проводки, введенные через настройку видов расчетов.
- Далее идут расчеты по документам «Ввод сведений об учете основного заработка работников организаций».
- «Подразделения», «Бухучет зарплаты сотрудников подразделения».
- «Организации», «Бухучет основного заработка организации».
- «Способы отражения зарплаты в учете» предусматривает также отражение начислений по умолчанию.
Чтобы проводки по БУ и НУ начисленной зарплаты создавались в автоматическом режиме надо открыть документ «Отражение зарплаты в регламентированном учёте».
