Модуль обмена 1С с Битрикс24

На что важно обратить внимание

Наша публикация — не хвалебная ода и не инструкция по настройке синхронизации. Просто честный рассказ:

• О преимуществах полной синхронизации (обмен в обе стороны) товарами, контрагентами, заказами, счетами (если речь идет об 1С: Бухгалтерия предприятия).
• О типах возможной интеграции — стандартной Битрикс 24 и нештатной синхронизации с продуктами 1С.

Стоит запомнить, что инициатор рассматриваемого обмена – всегда 1С. Она руководит манипуляциями: выгрузкой/загрузкой данных. Обмениваться можно тремя способами:

• в режиме реального времени;
• по расписанию;
• только в ручном режиме.

По умолчанию установлен ручной режим, но поменять его можно в разделе «Настройка синхронизации».

Не вдаваясь в подробности и тонкости касательно каждого конкретного объекта, задействованного в сеансах обмена, описываем главное.

Что выигрывает бизнес от интеграции

Любой уважающий себя предприниматель не верит на слово рекламе о новых продуктах. Он просчитывает все выгоды и возможные потери от внедрения новинки у себя на производстве.

Для чего настраивать автоматический обмен данными из той или иной конфигурации на платформе 1С в CRM-систему? Ответим коротко: в результате все бизнес-процессы, начатые в Битрикс24, логично завершаются. Этому способствует открытый доступ к товарам, остаткам, счетам, клиентам, которые находятся в информационной базе системы 1С.

Битрикс24 сейчас представлена в коробочной и облачной версии. Обмен данными можно осуществлять в одностороннем и двухстороннем варианте.

Остановимся на преимуществах интеграции немного подробнее.

• Во-первых, в результате синхронизации появляется один общий информационный источник, где есть все данные. Такая концентрация в одной базе позволяет управлять данными централизованно, экономя время на принятие управленческих решений.
• Во-вторых, связь с клиентами становится более тесной благодаря автоматическому обновлению данных. Можно гораздо быстрее с ними связаться, если изменились какие-то условия в сделке.
• В-третьих, отчеты на основании информации из двух систем формируются более подробные. Расширенный анализ способствует поиску новых перспектив для развития бизнеса.
• В-четвертых, благодаря автоматизации учета товаров, движения запасов, управления закупками возможно более рационально и эффективно управлять складом.

В итоге получается, что интеграция 1С и Битрикс24 выгодна предприятиям по разным показателям и сферам. От управленческих решений до оптимизации контроля над ресурсами и оперативной работы с клиентами, повышения клиентоориентированности.

С какими проблемами можно попрощаться

Возможность работы в едином цифровом поле с товарами, заказами, счетами избавляет от ручного труда и двойной работы. Что имеется ввиду:

Начало формы

• Данные вводятся в две системы: 1С и CRM. Благодаря настроенной синхронизации сотрудник работает, не выходя из одного окна. После заполнения данных в одной системе они подтягиваются в другую, без переключения и задваивания действий.
• При внесении изменений в номенклатуре на стороне Битрикс 24 происходит их синхронизация с системой учета. Менеджер работает с товарным ассортиментом, ценами, остатками на складе, счетами через панель CRM.
• Данные о контрагентах обновляются в автоматическом режиме с обеих сторон. Информация не теряется, ошибки не возникают.

За счет того, что не приходится дублировать внесение одной и той же информации в каждую из систем (1С и Битрикс24), рабочее время сотрудников используется более рационально. Снижение доли ручного труда повышает производительность и уменьшает количество ошибок на всех этапах продвижения товара к покупателю. Наличие складских запасов, процесс закупок — всё находится под контролем.

Типы возможной интеграции

Предприниматель может выбрать подходящую для своего бизнеса интеграцию системы учета 1С и CRM - системы «Битрикс24». В зависимости от поставленных задач, предпочтение отдают типовой (штатной) либо кастомизированной (нештатной) интеграции.

Штатная интеграция Битрикс24

Типовая интеграция поставляется в коробочной версии (для тарифа не ниже «Стандартный») или облачный вариант, где обмен возможен только для владельцев максимального тарифа.

Шаблонный модуль «1С: Синхронизация Битрикс-24» используют для интеграции не со всеми конфигурациями 1С. Хотя, надо отметить, что Битрикс постоянно добавляет новые возможности в стандартном модуле.

Что предлагается уже сейчас

1. Налаживание одностороннего или двустороннего обмена.
2. Разные режимы синхронизации. Если требуется передача каждого изменения в данных, используется режим реального времени. В другом случае можно запускать сеанс обмена «По расписанию» (один раз в час, сутки).

С какими конфигурациями есть интеграция

Для стандартного модуля Битрикс24 доступна синхронизация со следующими конфигурациями 1С:

• 1С: Управление торговлей (версия не ниже 10.3).
• 1С: Управление производственным предприятием (версия не ниже 1.3).
• 1С: Комплексная автоматизация (версия не ниже 1.1).
• 1С: Управление небольшой фирмой (версия не ниже 1.5).
• 1С:ERP Управление предприятием (версия не ниже 2.0).
• 1С: Бухгалтерия предприятия (версия не ниже 3.0).

Как мы видим, необходимо также проверять, какой у вас релиз. Сделать это можно в разделе «О программе», как показано на скриншотах 2 и 3.

Какие конкретно возможности доступны

Стандартный модуль интеграции от Битрикс24 служит:

• Для автоматизации взаимодействия между системами, когда происходит формирование сделки.
• Для обоюдного обновления данных о компаниях, контактах, изменениях в номенклатуре и заказах, когда заключаются сделки.
• Для миграции документов, информации о цене товара, о товарах и группах товаров из 1С в Битрикс24.
• Характеристики товаров, единицы измерения обновляются в автоматическом режиме.
• Синхронизируется информация о счетах, сделках.
• Синхронизируются дополнительные элементы (поля, печатные формы).
• Согласуются этапы продаж, состояние заказов (для 1С: УТ).

Непосредственной отправкой документов, всех изменений занимается «1С». С помощью запросов она получает их из «Битрикс24», отправляет обратно свои, технически манипулируя выгрузкой.

Нештатная интеграция с 1С

В случае с некоторыми конфигурациями 1С стандартный модуль интеграции Битрикс24 невозможно использовать. Тогда потребуется разработка кастомизированной интеграции. Кастомизация необходима, если стандартный модуль не удовлетворяет всем требованиям бизнес-проекта. Например, нужны какие-то специфические справочники, документы.

Разработка нештатной интеграции решит вопросы:

• обмена любыми сущностями;
• синхронизации различных справочников, документов 1С и процессов «Битрикс24».

Оптимальный выбор способа интеграции зависит от конкретных потребностей, приоритетов компании.

Какие данные являются частыми участниками обмена

Интеграция 1С и Битрикс24 позволяет исключить дублирование данных, минимизируя ошибки. Автоматизированный обмен информацией сводит на «нет» воздействие человеческого фактора.

В процессе двустороннего или одностороннего обмена у каждой конфигурации участвует свой набор данных для миграции. При этом общими являются:

• Данные о контрагентах, клиентах (контакты, реквизиты).
• Товары и услуги (номенклатура, артикулы, единицы измерения и т.д.). Цены, остатки на складах.
• Сделки, заказы покупателей, счета на оплату, акты выполненных работ и другое.

У коробочной версии Битрикс24 есть дополнительные опции передачи сведений: о сотрудниках, приеме на работу, кадровых перемещениях, увольнениях.

Надо учитывать, что для корректной работы модуля должно быть настроено соответствие полей между 1С и Битрикс24. Даже если типовой модуль не предусматривает возможность участия некоторых объектов в синхронизации (лиды, задачи), программисты способны доработать решения.

Настройка синхронизации Битрикс24 и 1С

Сначала выполняется инсталляция специального модуля. Его скачивают на официальном сайте Битрикс24 либо загружают там же специальную обработку для получения модуля. В открытом для всех пользователей доступе размещены подробнейшие инструкции по конкретным настройкам: Настройка синхронизации Битрикс24 и 1С.

На стороне 1С надо закрыть все фоновые задания, сеансы подключения к базе. Оставить только текущий сеанс (монопольный запуск).

Открыть окно «Установщик модуля «Коннектор к Битрикс 24». Обратить внимание на предупреждение системы: Перед установкой модуля необходимо сделать бэкап базы 1С.

Нажать на команду «Установить новую версию модуля». Когда установка завершится, потребуется перезагрузка ПК. Произойдет обновление интерфейса и появится новая вкладка «Синхронизация с Битрикс24».

Первичная настройка интеграции между сервисами

Настройка обмена со стороны Битрикс24 начинается с перехода из «Установщика модуля «Коннектор к Битрикс24» в раздел «Настройки подключения». Нажать на команду «Создать подключение к Битрикс24» (картинка 5). 

Далее понадобится ввести код подключения. Его надо скопировать с портала Битрикс24, раздел «1С+ CRM Битрикс24».

После введения скопированного кода в строке «Ключ подключений» произойдет автоматическое распознавание адреса Битрикс24 (строка ниже Ключа подключений). Все эти манипуляции отражены на скриншоте 6.

Объединение контрагентов и создание шаблонов

После стандартной настройки интеграции из одной системы в другую перебрасываются сведения о контактах и компаниях. При этом юридические лица попадают в категорию «компании». Физические лица окажутся в «контактах». На скриншоте 7 в открытом окне интеграции «1С В24» наглядно показано, где проставить галочки и отдать команды «Настроить». После этого активируются режимы синхронизации:

• контрагентов и партнеров;
• товаров и информации по ним;
• возможности обмена сделок со стороны Битрикс24 с заказами клиента 1С.

Для примера демонстрации возможностей рассмотрим окно «Настройка интеграции объектов», открытое на скриншоте 8. Здесь в подразделе «Отборы выгрузки данных на портал» устанавливаются необходимые параметры (вид сравнения, значение).

В зависимости от настроек, контрагенты из 1С в Битрикс24 мигрируют в двух вариациях: компании или контакты. На форме «Настройки синхронизации контрагентов» в разделе «Установка зависимости компаний/контактов и типов контрагентов» можно изменить распределение физлиц и юрлиц по умолчанию, а также отключить обновление контрагентов в 1С при интеграции CRM. Воспользовавшись той же формой, указывают группу для контрагентов и настраивают отслеживание и удаление дублей.

Теперь что касается сопоставления типов контрагентов с шаблонами В24. Важно отметить, что во всех конфигурациях, кроме «1С: Управление торговлей», для компаний и контактов выбирается только 1 шаблон. На форме регулирования интеграции контрагентов есть кнопка «Загрузить шаблоны Битрикс24». Нажав на нее, сопоставляем с видом контрагента в системе 1С. В случае невнимания к этой операции возникнут проблемы.

Синхронизация пользователей

Для четкой организации работы компании важно, чтобы за сотрудниками, как менеджерами, закреплялись данные по контрагентам, договорам, документам, с которыми они имеют дело. После интеграции 1С и CRM выполняется манипуляция, позволяющая сопоставить сотрудников в двух обменивающихся системах.

Необходимые действия осуществляют в рамках главной формы «Настройки синхронизации с Битрикс24». Надо открыть подраздел «Сопоставление пользователей 1С и Битрикс24» и щелкнуть по кнопке «Загрузить пользователей» — «1С». Затем подобрать нужный персонал в меню с подразделениями, которым предстоит погрузиться. Если нужны все сотрудники из «В24», выбирают пункт «Все подразделения». После этого в открывшемся перечне проводят сопоставления с пользователями системы учета 1С.

Синхронизация данных

После выполнения базовой настройки можно перейти к более конкретным установкам. Сначала указать, какая система в приоритете. Или оставить то, что предусмотрено модулем «по умолчанию» — главной считается 1С.

Затем выбрать те данные, которые хотите объединить. Здесь 2 варианта выбора:

• Отдельные категории. Например, в номенклатуре могут понадобиться только актуальные в данный момент товары. Картинки, с которыми выгружается номенклатура, обычно много весят. Поэтому имеет смысл отбор необходимых элементов.
• Второй вариант — полная интеграция. Он предпочтителен, если данные загружены только в одной из двух участниц синхронизации (1С либо В24).

На скриншоте 10 указано, что нажать надо кнопку «Выполнить полную синхронизацию», если принято такое решение. Для этого в форме «Настройки синхронизации с Битрикс24» открыть раздел «Ещё». В выпадающем окне найти нужную строчку.

Резюмируем

В результате интеграции 1С и Битрикс24 открываются новые возможности для увеличения продаж. Все трудоемкие ручные операции запросто делегируются роботам. Автоматизация учета, управления компанией, централизация данных, единая отчетность освобождает много рабочего времени сотрудников. Менеджеры, управленцы могут более продуктивно общаться с контрагентами, контролирующими органами. Укреплять лояльность потенциальных клиентов с помощью инструментов CRM-маркетинга.

Большинство проблем снимает стандартный модуль интеграции Битрикс24 с наиболее востребованными конфигурациями 1С. Если бизнесу требуется кастомизированная интеграция, можно обратиться в компанию MoscowSoft по поводу доработки конфигураций, разработки нештатного модуля. Специалисты также помогут идеально настроить синхронизацию, если самостоятельно это сделать для вас затруднительно.