Со временем у каждого пользователя накапливаются ненужные, старые документы. В крупных организациях объем информационной базы к концу года может достигнуть гигантских размеров. Это неизбежно приведет к снижению скорости и сохранности данных. Свертка информационной базы 1С помогает избежать вероятности сбоев и утраты важных сведений. Выполнять ее просто, путем формирования нескольких документов вместо избыточной массы ненужного «старья». Производится «обрезка» ведения учета до указанной даты свёртки. Познакомимся с подробностями процедуры.
Серьезное предупреждение о необратимости процесса свертки и других нюансах
Перед началом операции свертки пользователь должен позаботиться о создании копии ИБ, чтобы сохранить данные прошлых лет в истории архива. То есть, все сформированные предыдущие остатки по всем учетным регистрам сохранятся в архивной копии. Она может находиться в списке баз вместе с новой.
Приступая к свертке в первый раз, можете проводить ее на имеющиеся копии информационной базы. Прошедший удачно процесс повторяйте на рабочей базе 1С.
ЗАПОМНИТЕ: Процедуру свертки выполняют от имени администратора.
Так как во время свертки происходит «обрезание» ведения учета до заданного периода, идеальной датой становится начало года или квартала. Но указать надо дату, в качестве последней вошедшую в период, за который осуществляется свертка. Например, если на 01.01.2025 снимаются остатки по всем разрезам учета, то указывается дата свертки 31.12.2024:
- по ТМЦ;
- взаиморасчетам с покупателями, поставщиками и комиссионерами;
- по кассам и расчетным счетам.
Необходимо помнить, что все операции к этому числу должны быть закрыты.
На какие моменты обратить внимание
Свертка информационной базы — достаточно непростая операция. Лучше, когда ее выполняет грамотный программист. Он точно знает, какие данные не сворачивают:
- НДС при ставке 0%, который не был подтвержден.
- Операции, отражающие поступление товаров, полученных из-за рубежа, когда по ним еще не оформили «ГТД на импорт» (грузовая таможенная декларация). Без этих документов невозможно подтверждение законности, правомерности внешнеторговых операций в сфере ВЭД.
- Финансовые операции, когда средства по платежкам еще не поступили на счет, то есть находятся в движении. Это утверждение не касается банковских денег по эквайрингу.
- Сведения о товарах, которые отгрузили без перехода права собственности.
Кроме уже перечисленных сведений, есть еще ряд других функций, при которых не проводят свертку. Веская причина запрета – информация исчезнет. Также будут «вырезаны» документы, подтверждающие взаиморасчеты с контрагентами.
Коротко о плюсах и минусах
Из всего вышесказанного напрашиваются закономерные выводы.
- У процедуры есть положительное качество. Оно заключается в том, что при уменьшении объема ИБ скорость программы увеличивается. Это весомый аргумент в защиту проведения сверки.
- Минусов у этой манипуляции существует немало. Надежды на то, что после «обрезки» данных ликвидируется сам собой бардак в учете прошедших периодов, несколько преувеличены. Сформируются остатки в регистрах, которые придется корректировать вручную. Это сложная задача.
- Свертка ИБ 1С занимает много времени.
Поэтапная свертка базы ERP
По поводу выбора даты мы уяснили. Подготовительную работу (создание копии ИБ) проделали. Теперь объясним о режимах, в которых будет выполняться свертка. Вариантов всего два:
- Автоматический подразумевает последовательные шаги в течение одной операции.
- Контролируемый предполагает возможность остановки процесса на одной из ступеней с закрытием формы. Открывая через некоторое время форму, пользователь продолжает операцию с того места, в котором произошла остановка.
Выполняется свертка через Помощник. В разделе «НСИ и администрирование» надо открыть «Сервис». В форме помощника «Свертки информационной базы» можно по отображаемой гиперссылке посмотреть отчет. Он отразится в том случае, когда выбрана дата свертки, о которой мы говорили выше. В нем пользователь увидит ограничения для информационной базы, а также невыполненные операции. Не забудьте проверить, не настраивались ли на запрета изменения данных. Если настройки были, их надо преобразовать в более раннее значение: к примеру, 01.01.1990.
Все начатые операции пересчета товаров должны быть завершены. Месяц на дату сверки должен быть полностью закрыт.
Встроенная «Справка помощника» подробно инструктирует, как проходит процесс. По сути, свертка информационной базы протекает в 3 этапа:
- Вводятся остатки, для чего в любой конфигурации есть специальные документы. Часть из них заполняется в автоматическом режиме: «Товары на складах», «Денежные средства» и т. д. Есть и такие, для которых разрабатываются определенные процедуры, конфигурация дорабатывается по регистрам.
- Удаляются данные прошлых периодов. выполняют в два шага: удаление движений документов, ставят пометки.
- Сверяются остатки с рабочей базой. Вначале проверяют остатки в целом, не детализируя измерения. По итогу проверки каждого регистра итоговая сумма каждого ресурса должна быть одинакова. В случае выявленных расхождений понадобится анализ более детальных остатков по измерениям, например, данные расхождений по организациям.
Все учетные данные можно проверять в отчетах, открыв по гиперссылке журнал регистрации. В нем зафиксирован весь процесс свертки:
- остатки;
- расчеты;
- состояние выполнения заказов;
- выполнение заявок.
После завершения свертки открываются гиперссылки. Переходя по ним, удаляют данные за свернутый период:
- намеченные объекты;
- элементы справочников, которые не используются.
Как это делается, подробно рассказано во встроенной справке.
Правила, соблюдаемые для свертки с использованием РИБ:
- Применяя распределенную базу, следует до начала свертки выполнить все обмены.
- До начала свертки удаляют в главном узле объекты, помеченные на удаление.
- Процесс проходит в главном узле.
- После завершения операции выполняется обмен данными в РИБ.
Работа по свертке ИБ считается успешно проведенной, если остатки в новой и прежней базах идентичны. Тогда улучшается производительность системы. Формирование отчетов, запуск и обработка данных значительно ускоряются.
