Справочники "Структура предприятия" и "Подразделения организаций" в 1С

Немного истории и расшифровки терминов

В Советском Союзе, на заре становления индустриального государства, хорошо понимали важность планирования в управлении предприятием. О первом таком плане (Техпромфинплан, 1932 г.) поведали архивы завода "Светлана" (Ленинград). Исследователи-экономисты утверждают, что этот документ явился неким прообразом ERP-систем. Во всяком случае, у них прослеживаются общие цели:

• улучшение руководством предприятием;
• анализ эффективности использования ключевых ресурсов, резервов.

Вычислительная техника, программное обеспечение позволило полностью автоматизировать деятельность по управлению производством в любой хозяйственной отрасли.

Термину ERP дала рождение компания Gartner. Enterprise Resource Planning (ERP) - это планирование ресурсов предприятия. Инструментами выступают бизнес-приложения, которые автоматизируют и поддерживают разные аспекты:

• в бизнесе;
• в работе с клиентами;
• управление активами;
• администрирование.

Общая модель, характерная для инструментов ЕРП, охватывает различные операционные процессы: финансы, управление персоналом, распределение, производство, логистика.

Внедряя ЕРП, организация получает ряд выгод. Среди них особенно значимыми руководителям представляются: стандартизация процессов и оптимизация затрат на ИТ.

В платформе 1С есть программа 1С: ERP: Управление предприятием" Рассмотрим, какие аспекты надо учитывать, переходя на ЕРП с других программ 1С. А именно, о структуре предприятия как справочнике подразделений. Чем он в ЕРП отличается от других конфигураций 1С.

Суть термина "структура предприятия"

Процессы, из которых складывается жизнедеятельность предприятия, отличаются многообразием. Но при всех различиях, они скоординированы во временных и пространственных категориях.

За координацию в пространстве отвечает организационная структура. Каждая структурная единица, представляющая определенное рабочее место (цех, отдел) обладает собственной специализацией.:

• предметная относится к производству конкретной номенклатурной продукции;
• технологическая объединяет однородные операции над изделиями с помощью оборудования, сгруппированного в цехах и на участках по объединяющим признакам (токарный, шлифовальный, деревообрабатывающий, лакокрасочный);
• предметно-замкнутая получается, когда в рамках подразделения существуют производственные циклы;
• смешанная присутствует там, где в одном подразделении есть как предметная, так и технологическая специализация.

Невзирая на различия специализаций, каждому подразделению нужна инфраструктура:

• складское хозяйство;
• ремонтные мастерские;
• автопарк и прочее.

Поэтому на предприятиях имеются вспомогательные и обслуживающие подразделения. Они функционируют на общезаводском и цеховом уровне. Их деятельность направлена на создание продукции и обслуживание основного производства.

Итак, понятие организационной структуры предприятия включает в себя основные, вспомогательные, обслуживающие подразделения в совокупности.

Справочник "Структура предприятия" на платформе 1С является иерархической конструкцией. Создается с целью эффективного учета по подразделениям с обозначением ответственных за выполнение хозяйственных операций.

Отличительные особенности справочника подразделений ERP

Все необходимые сведения, касающиеся структуры предприятия, сохраняют в справочнике с одноимённым названием. Чтобы их найти, надо открыть "НСИ и администрирование", затем "Структура предприятия".

Демонстрационная база 1С ERP Управлением предприятием 2 отражает иерархию на разных уровнях. Здесь четко видны линейные и подчиненные связи. Например, "Производственный отдел" включает:

• цех 1 по заказам без операций;
• цех 2 пооперационное планирование;
• цех 3 без заказов.

Специалист заполняет таким образом все названия подразделений, которые функционируют в организации. Что касается юридических лиц, то для них в справочнике может использоваться одно подразделение в целом для разных юрлиц, в зависимости от отражаемых операций.

Особенности построения дерева в справочнике влияют на разные факторы жизнедеятельности организации:

• Расчет себестоимости, которая может различаться в подразделениях по одному и тому же наименованию продукции.
• Позаказный учет для клиента.

Выделяются также свои различия в использовании подразделений.

Какие подробности надо учитывать

Нюансы, которые следует учесть при заполнении уровней подразделений:

• Возможно автоматическое заполнение поля подразделения, в котором работает сотрудник. Это происходит в том случае, если в его карточке уже заполнены данные, поэтому повторно их вводить не нужно.
• Обязательность заполнения учета доходов и расходов.
• Чтобы настроить соответствие при выгрузке документов, необходимо наличие информации о подразделениях в карточках кассы, склада, расчетного листа.

Еще одно преимущество использования подразделений: в качестве аналитического источника для нужд бухгалтерского, налогового, производственного учета.

В программе "1С: ERP Управление предприятием 2" и "1С: Комплексная автоматизация" можно использовать не только управленческие, но и регламентированные подразделения, характерные для определенной компании.

Особенности структуры предприятия в конфигурации "1С КА2/ERP"

Справочник подразделений в "1С Комплексной автоматизации 2 (ERP)" имеет свои характерные черты. Они выглядят по-началу непривычно для сотрудников, использовавших ранее другие программы 1С.

Во-первых, в ранних конфигурациях справочники для управленческого и бухгалтерского учета разделялись на "Подразделения" и "Подразделения организаций" соответственно. В конфигурации "1С КА2/ERP" встроен единый справочник подразделений для управленцев и бухгалтеров. И его с самого начала надо настраивать совместными усилиями.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: В конфигурации "1С КА2/ERP" справочник "Подразделения организации" по-прежнему существует. Хотя действует только для штатного расписания в учете заработной платы. Для финансового учета работает только один справочник подразделений.

Посмотрим наглядно, в каких разделах учета строится аналитика по подразделениям в обязательном порядке.

• производство;
• учет расходов;
• внеоборотные активы.

В некоторых же разделах, к примеру, "Бухгалтерский учет", "Справочник подразделений" фигурирует в качестве дополнительной опции.

1. Открываем "НСИ и администрирование". Находим в списке "НСИ" строчку "Структура предприятия", нажимаем.
2. В структуре подразделений формируется отчет о прибылях и убытках. Строиться отчет в разрезе подразделений.
3. Можем сформировать отчет "Валовая прибыль". Также в разрезе подразделений.
4. Открываем документ "Производство без заказа". В нем есть 3 вида подразделений:
   • выпускающее;
   • получатель;
   • подразделение затрат.

   Эти виды могут различаться в реалиях рабочего процесса.

   это одна из самых распространенных ошибок при настройке подразделений на начальном этапе работы. Даже если структура подразделений в целом настроена правильно, часто забывают указать настройку учета производства для тех подразделений, которые участвуют в производственном процессе.

   

Структура предприятия в 1С:УПП

В версии "1С: УПП 8" имеется возможность специальной обработки и настройки взаимодействия объектов в "Подразделения".

В меню "Справочники" открываем раздел "Предприятия", нажимаем "Структура предприятия". В окне есть две части, где в правой расположена структура предприятия, а в левой - структура организаций.

Редактировать параметры можно щелчком левой кнопки, наведя курсор на "Подразделения предприятия" либо "Структура организации". В каждой части окошка можно заполнять личные данные, коды, другую важную информацию, например, бухгалтерский учет заработной платы.

Можно также добавлять подразделения, кликая правой кнопкой мыши в "Структура предприятия" на строку "Новое структурное подразделение". Здесь вводятся все данные, выстраиваются связи.

Организационная структура и штатное расписание в 1С: ЗУП

Пользователи версии ЗУП ПРОФ не применяют справочник "Структура предприятия", так как он скрыт по умолчанию.

В ЗУП КОРП в справочнике "Структура предприятия" собрана информация об управленческих подразделениях. При этом надо учитывать, что их число не обязательно идентично тому, что отражается в справочнике "Подразделения организации". Данный факт объясняется отсутствием их привязки к юрлицам.

Для появления раздела "Справочник предприятия" необходимо синхронизировать ЗУП и ERP.

Формирование организационной структуры

Структура предприятия формируется в блоке "Зарплата и управление персоналом". Раздел "Главное" содержит справочник "Подразделения". В конфигурации "1С:ЗУП" возможно создание как простых, так и сложных структур.

Конфигурация "1С:ЗУП 3.1" удобна для ведения учета сразу нескольких организаций. Справочник "Организации" создается для учета в информационной базе. Справочник "Подразделения" подчиняется "Организации" и, в свою очередь, обладает иерархической структурой:

Программа "1С: ЗУП 8.3" имеет удобную дополнительную опцию — справочник "Территории". Его классификация независима. Настройка происходит отдельно для каждой организации.

Принимая в штат нового работника, его можно привязывать одновременно к подразделению и территориально. В дальнейшем появляется возможность перемещений по территориям с фиксацией работы даже во время одного рабочего дня. Благодаря этой опции не потеряются важные сведения. К примеру, о территориальных условиях, которые понадобятся для выплаты северной надбавки и учета льготного стажа для начисления будущей пенсии.

Штатное расписание

Основополагающий документ в работе каждой организации — штатное расписание (ШР). Для него рекомендована унифицированная форма, где фиксируется:

• число рабочих единиц в составе каждого подразделения;
• названия должностей;
• специальности с положенными окладами.

При формировании и применении ШР важно не упустить ряд нюансов. Среди них обязательность равных окладов для одинаковых должностей.

При имеющихся открытых вакансиях о них надо сообщать в Центр занятости населения. За наличием свободных единиц следует тщательно наблюдать, чтобы они не отражались в ШР при полной штатной комплектации.

В подразделе "Штатное расписание" можно сохранять истории корректировки в пункте меню "Изменения штатного расписания":

Создавая настройки, надо ориентироваться на пояснительный функционал. Он есть под каждым пунктом, где следует проставлять "галочки" в нужных местах.

Просмотреть действующее ШР можно, выбрав подраздел "Штатное расписание" в разделе "Кадры". Здесь создаются отчеты.

В 1С:ЗУП есть реквизит "Место в структуре предприятия", где размещена ссылка на элемент справочника "Структура предприятия". Созданная взаимосвязь ШР с "Управлением подразделением" нужна для учета затрат на заработную плату и взносы, получаемые из ЗУП, в управленческом учете ERP.