Обмен данными между 1С и ЕГАИС

Участники рынка алкогольной продукции в соответствии с требованиями Федеральной службы по регулированию должны передавать сведения в единую государственную систему ЕГАИС. Это требование распространяется на операции по производству алкогольных напитков, включая пиво, по закупкам и поставкам спиртосодержащей продукции, торговле в целях получения прибыли.

В соответствие с данным требованием компанией был разработан программный софт, автоматизирующий процесс создания деклараций алкогольной продукции. Он позволяет обмениваться данными с системами ЕГАИС и Меркурий. Разработка программиста Дмитрия Денисова стала победителем премии Infostart Awards 2016, как лучший коммерческий продукт.

ЕГАИС работает с версиями 1С как 8.2, так и 8.3

Поддерживаемые конфигурации

• Бухгалтерия предприятия ПРОФ 1.5, 1.6, 2.0;
• Бухгалтерия предприятия с модулем БухАЛКО;
• Бухгалтерия предприятия КОРП 2.0, 3.0;
• Управление торговлей 10.1, 10.2, 10.3.
• Комплексная автоматизация (КА) 1.1
• Комплексная автоматизация (КА) 2.0
• Управление производственным предприятием (УПП) 1.3
• Управление предприятием (ERP) 2
• Управление торговлей 11.0, 11.1, 11.2, 11.3, 11.4
• Управление торговлей и взаимоотношениями с клиентами (CRM), редакция 3.0
• Управление небольшой (нашей) фирмой (УНФ) 1.6
• Комплексная автоматизация алкогольной продукции (КАТАП)
• Управление торговлей алкогольной продукции (УТАП) 10.3
• Управление торговлей алкогольной продукции (УТАП) 11
• Пиво-безалкогольный комбинат (ПБК)
• Ликеро-водочный завод (ЛВЗ)
• Розница 1.0
• Розница 2.2
• East Foods 8.1

Также программа взаимодействует с модулями 1С ПБК, ЛВЗ и Розницей. Поддерживаемые конфигурации активно обновляются и расширяются. Сегодня список содержит уже более 50 компонентов, с которыми программа работает без сбоев.

Приобретая программу, клиент может сделать заявку на адаптацию софта под свою систему бухгалтерского учёта. Изменения будут внесены в течение нескольких дней. Доработка конфигурации и алгоритма работы приведёт к отключению от базовых версий. Ключ JaCarta соответствует одной выданной лицензии на использование программы. При наличии нескольких предприятий, работающих удалённо друг от друга, для одной точки оформляется генеральная лицензия, а на остальные – дополнительная.

Установка и подключение обмена 1С с ЕГАИС

Работа программы основана на использовании персональных USB-накопителей, являющихся ключами JaCarta. Он оформляется для каждого КПП отдельно. Индивидуальным предпринимателям достаточно одного. Ключ изготавливается в удостоверяющем центре. Также их можно заказать у разработчиков электронной цифровой подписи, используемой при утверждении деклараций по операциям с алкогольной продукцией.

Получив ключ, необходимо войти в личный кабинет системы ЕГАИС, выполнить регистрацию полученного сертификата и установку транспортного модуля УТМ. После его запуска обновляется конфигурация рабочей базы программы, создаётся архивная копия. Активация установленной программы выполняется при первом входе в 1С и его запуске.

Настройка транспортного модуля выполняется оператором или бухгалтером в ручном режиме. Для этого выбирается организация, торговая точка, работа которой запланирована в системе ЕГАИС и указывается идентификационный номер Федеральной службы по регулированию рынка алкогольной продукции.

Порядок регистрации базы 1С предприятия или ИП

Регистрация необходима уже при первом запуске программы. При данном процессе база подвергается внешней обработке. Последующие обработки будут выполняться из внешней среды, но разработчик рекомендует использовать именно первый пункт, созданный при регистрации. Это необходимо для создания дерева историй обработок.

Процесс регистрации предусматривает:
• активацию программы;
• выгрузку данных организации;
• получение данных об остатках товара и его соответствия номенклатуре;
• создание накладных, используемых при продажах.

Успешная регистрация открывает доступ к полному функционалу программного обеспечения. Программа позволяет выполнить загрузку данных об импортёре или производителе алкогольной продукции, добавлять номенклатуру новой продукции по мере её появления в продаже, вносить данные о российских и зарубежных контрагентах.

Особенности программы 1С ЕГАИС

Сведения, получаемые из государственного реестра, оперативно сопоставляются и сравниваются с базой данных в автоматическом режиме, без участия бухгалтера. Программа имеет функцию и ручной фильтрации данных. Удобство просмотра входящих запросов, ориентация в событиях, поиск нужных файлов по первичным данным позволяет быстро обрабатывать большой массив информации.

Получаемые файлы после обработки генерируются в сводную таблицу формата .xml.

Процедура постановки продукции на баланс предприятия

Продукцию можно принять к официальному учёту только в том случае, если информация о ней сохранена на центральном сервере ЕГАИС. Перед постановкой выполняется оформление первичных документов по приходу. Нефасованный товар объёмом партии менее 100 дал, принятый в течение месяца, фасованная продукция в объёме, не превышающем 100 единиц, фиксируется автоматически.

Продукция, которую необходимо принять на учёт сверх вышеперечисленных норм, вносится вручную территориальным отделом Федеральной службы РАР. Для этого подаётся соответствующее заявление.

Параметры номенклатуры

Программа автоматически заполняет часть полей, включая тип товара, либо это можно сделать вручную. Для удобства необходимые для обязательного заполнения поля подсвечиваются. Также программа отображает количество марок для конкретного типа товара. На ряд продукции такие данные заполнять не нужно, достаточно ввести дату изготовления, номер и дату накладной. Количество товара берётся по А-справке. Для каждой номенклатуры считывание штрихкода обязательно.

Единица измерения остатков для продукции -1 дал. Если товар расфасован, то это штуки. Для вновь поступившей алкогольной продукции необходимо указывать дату внесения в справочник. Это необходимо для формирования справки А. После внесения всех данных нужно проверить их корректность и после этого выполнить сохранение документа.

Производство товара и отчётность

Для того, чтобы внести продукцию к учёту в систему ЕГАИС, необходимо создать соответствующий документ. Пользователю помогают разделы «Производство» и «Отчёты». При первичном формировании документа данные об организации-производителе подтягиваются автоматически. В примечаниях можно указать особенности продукции или другие полезные данные. Оно необязательно к заполнению.

Система ЕГАИС 1С обладает собственным справочником номенклатуры, из которого можно выбрать уже занесённую продукцию. Если производитель выпускает товар, который ещё не был в обороте, заполнив необходимые данные его можно добавить в справочник и пользоваться ими в дальнейшем.

Раздел «Дополнительно» позволяет внести сведения об отгрузке, номер и дату накладной, основания для выполнения процедуры.

Функция «Торговый зал»

Вкладка отражает материальные остатки, которые были зафиксированы в ходе операций розничной продажи. Статистика строится на основе данных, переданных в ЕГАИС. Торговый зал носит сохраняет информацию о наименовании и коде товара. При этом отражать регистр 2 необязательно. Внутреннее перемещение между регистрами выполняется через опцию «Торговый зал» и «Склад». Учитывать алкогольную продукцию, имеющую свежие акцизные марки, не нужно.

Как выполняется возврат товара в ЕГАИС

Продукция может быть внесена в «Торговый зал» ошибочно или преждевременно. В этом случае нужно сделать быстрый возврат. Помогает выполнить эту операцию вкладка «Выгрузка». Основные поля документа заполнятся автоматически, подтянув данные, внесённые при загрузке. Товары выбираются вручную, указывается их количество. Возврат выполняется на основании документа по передаче товара.

Диалоговые окна «Все товары» и «Выбранные товары» предлагают отметить продукцию, которую необходимо перевести в категорию возвращённой.

Отчётность по остаткам на складе в 1С и ЕГАИС

Транспортный модуль ограничивает количество запросов в течение одного часа. Допускается не более одного запроса на каждый регистр. Программа имеет функцию сокращённого запроса. При данном виде ЕГАИС предоставит только код на алкогольную продукцию, справки типов А и Б и количество. Это сделано для уменьшения времени на обработку данных. Раздел «Остатки» позволяет сверить товар в торговом зале в соответствие с информацией, содержащейся в базе 1с.

Отчётность формируется в файле EXEL.

Работа с балансом торгового зала

Сервер ЕГАИС лимитирует постановку на учёт продукции, объём которой превышает 100 бутылок за календарный месяц. 2ой регистр остатков такой возможности не даёт. Эта функция предназначена для фиксации остатка, полученного до 1 января 2016 года, устранения излишков или пересортицы продукции. При работе со вторым регистром сканирование марки или штрихкода с каждой бутылки не требуется. Вносить реквизиты в разделы отчётных и сопроводительных документов необязательно. Внесение товара на склад выполняется вкладкой «Постановка на баланс».

Функция получения запроса

При обнаружении поступления продукции от сомнительного производителя или контрагента, программа позволяет получить данные из реестра ЕГАИС. Для этого существует раздел «Запрос марки». Программа предоставит штрихкод по введённому номеру. Можно вставить данные из DataMatrix. Это альтернативный вариант. Предоставленный документ, имеющий информацию по штрихкоду, можно занести в базу, либо распечатать.

Виды и типы отчётов

Софт предлагает широкий выбор отчётности, формируемой автоматически по исходным данным. Программой предусмотрена генерация ведомостей:

• на основе обработанных товарных накладных;
• по партиям продукции и товаров;
• по статистике продаж и закупок;
• по периоду финансовых операций;
• по названию контрагентов.

Также можно сформировать документ об остатках на складе за определённый временной интервал и применить фильтр партии товаров. Настройка отчётов выполняется в соответствующем разделе программы.

Выделенная линия поддержки ФСРАР

Программа позволяет получать круглосуточную поддержку Федеральной службы. Оформить заявку можно при некорректной работе транспортного модуля, при необходимости получить методологическую помощь и при затруднениях, связанными с заполнением деклараций. Заявка оформляется с помощью личного кабинета в разделе «Электронные услуги». Вход осуществляется как с помощью электронного ключа, так и без него. Достаточно указать ИНН и пароль пользователя.

Технические требования к системе

Для корректного функционирования программного обеспечения должна быть обеспечена возможность доступа в личный кабинет пользователя ЕГАИС с каждого рабочего места. Наличие JaCarta ключей также обязательно. На компьютере должна быть установлена версия 1С Предприятие не ниже 8ой.

В зависимости от типа торговли – оптовой или розничной, возникает необходимость работы с Б-справками.

Видеодемонстрация по работе с программой обмена и передачи данных в/из 1С в ЕГАИС

Рекомендуется в настройках видео внизу справа сразу включить максимальное качество, иначе подробности будет видно нечетко.

Производство и импорт пива

Видео по работе с производством и импортом:

Загрузка данных из ЕГАИС в 1С

Видео по работе с разделом загрузки данных из ЕГАИС

Выгрузка данных в ЕГАИС из 1С

Видео по работе с разделом выгрузки данных в ЕГАИС

Второй регистр, торговый зал в ЕГАИС

Видео по работе со вторым регистром, торговым залом в ЕГАИС

Новые функции и выгрузка накладных клиентам. Опт

Видео с новыми функциями и выгрузкой накладных клиентам в опте