Для многих компаний на начальном этапе функционала 1С:Бухгалтерия вполне хватает и для кадрового, и для бухгалтерского учёта. Но по мере роста компании увеличивается и количество решаемых задач и численность персонала. В таких случаях возникает необходимость вести кадровый учёт уже в специализированной программе - 1С:Зарплата и управление персоналом. Расскажем о загрузке базы Бухгалтерии предприятия 3 в ЗУП 3.1, и о том, какие данные стоит проверить перед началом работы в новой программе.
Обратите внимание - предлагаемый вариант переноса может некорректно работать на облачных 1С. В этом случае лучше попробовать выгрузить базу в файл или клиент-сервер, перенести информацию, а потом загрузить всё в облачную версию Зарплата и управление персоналом.
Два самых часто возникающих вопроса о переносе баз:
-
Что конкретно будет перенесено?
Для кадрового учёта из БП в ЗУП пойдут документы:
По кадрам: приказы о приёме, переводе, увольнении. Расчёта начислений: отпуска, оплачиваемые и за свой счёт, больничные, зарплата. Платежные: ведомости ( банк, касса). Иные, касающиеся кадровой деятельности: справочники начислений, удержаний, исполнительные листы, сведения о налоговых вычетах.
-
Как выбрать дату для переноса?
Дату можно выбрать любую, нет никаких требований или ограничений. В то же время стоит учесть, что при переносе могут возникнуть и неточности в данных, поэтому лучше не планировать этот процесс перед сдачей отчётности или закрытия периода. Удобным в этом плане является начало года - корректировок будет меньше.
Перенос информации
В 1С:ЗУП есть встроенный “помощник” для загрузки информации из другой 1С. Программа при первом запуске предложит это сделать, или начать работу в “чистой” базе. Помощник открывается по ссылке.
-
Первый шаг - отметьте в появившемся окне ту конфигурацию, из которой будут перенесены данные (Бухгалтерия 3.0).
-
Второй шаг - выбор способа переноса. Если между передающей и принимающей базой есть прямое подключение или они на одном компьютере, то подойдёт первый вариант - из информационной базы. В том случае, когда напрямую подключиться невозможно, можно воспользоваться загрузкой из файла.
Опишем подробнее каждый вариант.
Перенос через подключение
Если вы выбрали первый вариант, то укажите исходную базу, пользователя и его пароль. Если в базе пользователи не заведены, то эти поля не заполняются, можно сразу выбрать “Далее”.
Помощник соединит указанные базы и предложит начать перенос (“Загрузить данные”).
Процесс может занять некоторое время. Отчёт о результатах его выполнения вы увидите внизу формы.
Перенос выгрузкой в файл
Загрузка из файла требует скачивания помощника (кнопка называется “получить Помощник”).
После скачивания нужно открыть Бухгалтерию предприятия и открыть скачанную программу - в сервисном меню выбирайте пункт “Файл” и “Открыть”.
Далее программа предложит вам задать папку для сохранения базы (лучше создать для этого специальную папку). Выгрузка начинается после нажатия “Выполнить выгрузку”, по завершении вы увидите файлы в выбранной вам папке.
Теперь сохраненные файлы нужно подгрузить в новую 1С. Для этого вернитесь в ЗУП и выберите папку-источник, в которой ранее сохраняли данные.
После того, как всё успешно загружено, необходимо сверить данные и установить настройки в новой базе.
Проверка
Что нужно сверить в первую очередь:
- начисления и настройки этих начислений;
- НДФЛ.
Начисления сотрудникам
Если в вашей организации выплачиваются только зарплаты по окладу, то скорее всего ошибок не возникнет. В случае, если в компании персоналу платят по схеме “оклад и премия”, то лучше проверить, какие настройки стоят в 1С:ЗУП для премий.
Премии
В 1С:БП премия, выплачиваемая ежемесячно, проходит как “Прочие доходы от трудовой деятельности”.
В ЗУП начисления сотрудникам настраиваются иным образом, более точно.
Обратите внимание - после миграции на ЗУП для такого начисления, как “Премия” автоматически выставляется флажок “больше не используется”.
Отличие 1С:БП от 1С:ЗУП в том, что Бухгалтерия 3 не позволяет начислять премию автоматически, только вручную. Зарплата и управление персоналом это позволяет, так что после переноса лучше занести в 1С соответствующие документы начислений. Использовать лучше типы начислений, имеющиеся в ЗУП, а не те, которые были в БП.
Особое внимание следует уделить НДФЛ с премии.
Необходимо выставить правильные настройки для ежемесячной премии: вид дохода должен быть указан как “Оплата труда”, а на вкладке “Налоги, взносы, бухучёт” обязательно указать месяц, за который начисляется премия (текущий).
В результате НДФЛ будет корректно отнесён - к месяцу начисления, а не к месяцу выплаты.
Если сотрудникам начисляется квартальная (или годовая) премия, то такому начислению должен быть указан вид дохода - прочие (“Прочие доходы от трудовой деятельности”), и учитываться такая премия будет по месяцу выплаты, в отличие от ежемесячной.
Больничные листы и выплаты при увольнении
При расчёте НДФЛ при увольнении сотрудника ЗУП разбивает начисленную сумму на оклад и компенсацию за неиспользованный отпуск. При этом, заработная плата по окладу формируется с правильной датой, а вот компенсацию 1С относит на дату выплаты зарплаты. На самом деле, если проверить, то фактически вся сумма выплат и НДФЛ отражены корректно (в месяце увольнения).
Точно так же происходит и с больничными.
Сведения о заработке за предыдущие периоды
При переносе из БП в ЗУП сведения о среднем заработке не переносятся.
При этом, например, в перенесенном из одной базы в другую больничном листе средний заработок будет указан верно. Однако, если завести в 1С новый больничный, то сумма будет некорректна даже при установленной галочке “Учитывать заработок прежних работодателей”. Для решения этой проблемы необходимо создать в 1С:ЗУП справку для расчёта пособий на сотрудника.
Наилучший способ проверки начисленных сумм - параллельно сформировать в Бухгалтерии предприятия и в ЗУП начисления заработной платы, отпуска, больничные и сверить результат.
