Рекомендуемый порядок перехода на ведение учета в 1С:Комплексная автоматизация 2 / 1С:ERP 2 / 1С: Управление торговлей 11
- Этап 1. Контрольный пример и/или тестовый перенос данных
- Этап 2. Проверка тестового переноса и исправление
- Этап 3. Обучение пользователей, тестовая эксплуатация
- Этап 4. Выполнение рабочего переноса данных и переход к эксплуатации
Закрытие отчетного периода
Переход рекомендуется выполнять с начала учетного периода. При этом возникает сложность: в начале января прошлый учетный период еще не «закрыт» в старой программе 1С. Под закрытием подразумевается момент, после которого в старый учетный период уже не будут вноситься исправления.
Есть несколько способов, как обойти эту проблему.
Первый способ: можно после закрытия года выполнить повторный перенос начальных остатков задним числом. То есть выполнить повторную загрузку в «живую» рабочую новую базу 1С, в которой уже работают пользователи. При этом созданные ранее документы ввода начальных остатков будут перезаписаны.
Второй способ: можно дождаться закрытия года и начать вести учет в новой системе после наступления этого момента. При этом все документы, введенные в новом текущем году, перенести автоматически с помощью обработки из старой базы 1С в новую. Типовая обработка для перехода от фирмы 1С не позволит это сделать. Но можно приобрести готовое решение, например, наше, или заказать разработку переноса у специалистов 1С.
Третий способ заключается в том, что исправления прошлого года будут вручную вноситься в новой базе 1С сотрудниками отдела бухгалтерии прямо в документах «Ввод остатков». То есть сотрудники будут вносить правки в старой базе 1С и сразу одновременно исправлять остатки в новой базе 1С. Если правок немного, то этот вариант тоже заслуживает рассмотрения как рабочий.
Контрольный пример и/или тестовый перенос данных
Что это такое? Что подразумевается? На что обратить внимание?
Объекты в новой конфигурации 1С могут называться другими именами. Могут называться также, но иметь другое функциональное назначение. А может быть такое, что прямого соответствия просто не будет. Например, документа Корректировка долга из УТ 10.3 / КА 1.1 / УПП 1.3 в конфигурациях УТ 11 / КА 2 / ЕРП 2 нет. Вместо него предлагается использовать документы Списание задолженности или Взаимозачет задолженности, но эти два вида документа не позволяют отразить весь перечень видов операций, которые позволял отражать документ Корректировка долга.
Так вот контрольный пример работы организации должен показывать, как будет вестись ежедневная рутинная работа компании в новой базе 1С. Контрольный пример должен подготовить подрядчик, выполняющий проект внедрения новой конфигурации 1С.
Очень полезным бывает получить информационную базу с результатами тестового переноса данных 1С. Во-первых, потому, что проверенная и проработанная обработка для переноса данных уже содержит в себе решения по методике соответствия хозяйственных операций в старой и новой конфигурации 1С. Ведь не может быть такого, что какой-то вид документа не будет перенесен! Значит для каждого вида документа из старой базы 1С будет установлено соответствие в новой базе 1С.
Такая информационная база новой конфигурации 1С является одновременно и контрольным примером, и обучающим материалом для сотрудников, и способом проверить качество обработки переноса данных. Если качество устраивает в момент выполнения тестового переноса данных, значит также гладко пройдет и выполнение рабочего переноса данных. Это важный момент подготовки к процессу перехода на эксплуатацию новой конфигурации 1С.
Дело в том, что обычно рабочий перенос данных выполняется в момент технологического окна компании, то есть когда не ведется текущая деятельность (выходные или праздничные дни). У компаний, занимающихся розничным бизнесом, этот период может быть крайне ограничен (многие магазины работают с 1го января даже в новогодние праздники). И в таких случаях крайне важно проверить и устранить все недочеты заблаговременно.
Проверка тестового переноса данных 1С
На что обратить внимание? Как сверять данные? В каких отчетах смотреть информацию в старой базе 1С?
Можно в тех же, что при обычной работе, но не забыть про остатки в разрезе счетов учета, себестоимости, характеристик, серий и номеров ГТД. Распределение по перечисленным аналитикам также должно перенестись. И до начала проекта необходимо согласовать с исполнителями проекта, как будет происходить сверка каждого разреза учета. То есть буквально названия отчетов в старой базе 1С и новой базе 1С согласовать, по которым будет проводиться проверка переноса данных.
Необходимо сообщить подрядчику, который выполняет проект переноса, на основе какой информации из КА 1.1 / УПП 1.3 нужно получать начальные остатки при переносе данных. То есть буквально, из каких регистров брать информацию. Можно просто сообщить названия отчетов, которые используются в работе в базе 1С. Обычно тут ситуация делится на два основных варианта.
Некорректные остатки в старой базе 1С
Что с ними делать?
Под некорректными остатками имеются в виду, например, отрицательные сальдо по счетам бухгалтерского учета, такие, которые не имеют экономического смысла. Или отрицательные остатки товаров на складах по управленческим регистрам.
Оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерскому учету не может меняться просто так при переходе на новую конфигурацию 1С. Такое изменение будет являться нарушением ведения регламентированного учета. Но перенести некорректные остатки один в один в новую базу 1С в документ «Ввод остатков» не получится – этот документ не позволяет вводить отрицательные количества.
Можно предложить следующий обходной способ - перенести некорректные остатки как проводки регистра бухгалтерии в документ «Операция бух» только для некорректных остатков.
Обучение пользователей (рекомендации)
Рекомендуем онлайн-курсы от официального учебного центра № 1 от фирмы 1С.
Их за небольшие деньги можно приобрести в записи.
На сайте YouTube есть огромное количество учебных видео. Нужно только следить за актуальностью. Потому что релизы меняются очень часто, интерфейс уже может не совпадать полностью. Но хотя бы принципы работы можно будет понять.
Обучать следует как минимум одного ключевого сотрудника в каждом отделе организации, чтобы далее уже он был проводником методики работы в новой программе 1С внутри своего отдела.
Настройки отражения в регламентированном учете
В программах КА 2 и ERP 2 почти ни в одном виде документа нельзя указать счета учета в строках табличной части, как можно было сделать в программах КА 1.1 / УПП 1.3
Вместо этого каждый договор, каждая позиция номенклатуры или статья расходов относятся к конкретной группе финансового учета. Группа финансового учета (ГФУ) – это отдельный справочник, а точнее несколько справочников. Есть справочник ГФУ номенклатуры, есть ГФУ расчетов.
И то, на какой счет учета будет отнесена конкретная позиция номенклатуры, зависит от того, какие счета учета указаны для ГФУ, к которой относится номенклатура.
Таким образом, при корректном перенесенным документам из КА 1.1 / УПП в ERP / КА 2 в базе может вообще не появиться движений по регистру бухгалтерии. Чтобы эти движения появились, во-первых, надо указать настройки отражения для групп финансового учета (в интерфейсе находится по ссылке Регламентированный учет - Настройки отражения в регламентированном учете). А после этого нужно запустить отражение в регламентированном учете в этом же интерфейсе.
Существуют готовые решения для переноса данных при переходе с УПП в ERP 2 или в КА 2, или из КА 1 в КА 2 / ERP2 ,которые автоматически заполняют настройки отражения.
Именно так поступает и наша разработка для переноса данных.
Рабочий перенос данных
В чем сложности?
Полный рабочий перенос данных может занять много времени. В этом случае он не будет завершен до начала следующего рабочего дня. Выход – либо проводить в новогодние праздники, когда больше дней есть.
Либо можно в базу 1С – результат тестового переноса выполнять догрузку только свежих данных. Например, сами справочники не переносить уже повторно (они будут перенесены по ссылкам в документах ввода начальных остатков).
Третий вариант – можно выполнять загрузку прямо в живую базу 1С, с работающими пользователями (во многих случаях база не будет у пользователей работать с нормальной скоростью).
Вам решать, какой способ выбрать. Главное – это помнить про длительность выполнения рабочего переноса данных, чтобы предусмотреть возможные задержки по времени.
Желаем вам успешного перехода на ведение учета в новой конфигурации 1С!
Сравнение функционала новых конфигураций 1СДля ведения управленческого учета компании выбирают, как правило, одну из следующих конфигураций: 1С:Управление нашей фирмой (УНФ), 1С:Управление торговлей, ред. 11 (УТ 11), 1С:Комплексная автоматизация (КА 2) или 1С:ERP Управление предприятием.
Мы подготовили сравнительную таблицу функционала этих решений. Благодаря ей вы сможете выбрать в точности то решение, которое лучше удовлетворяет специфике бизнеса вашей компании. Получить таблицу можете по кнопке ниже:
